Sind Groupware Umgebungen die ideale Plattform für moderne Projektmanagementlösungen?

Herausforderung
Montag, 09:00 Uhr. Der Terminkalender ist voll. Das Postfach quillt in Kürze über. Wie weit ist eigentlich der Rollout? Wer macht gerade was? Wer kann Aufgabe xy überhaupt noch übernehmen? Wie ist es um die Auslastung der Teams bestellt? Was wurde in der vorletzten Gruppenrunde besprochen? In welcher Abteilung stehen die meisten Projekte an? Welche Zahl nennt man der Geschäftsleitung, wenn nach Projektkosten oder Budgets gefragt wird? Welche externen Mitarbeiter sind eingebunden? Welche Aufgabe ist besonders kritisch und was mache ich heute besser zuerst All das sind Fragen, die in jedem Unternehmen früher oder später Vorgesetzte, Projektleiter und auch Mitarbeiter beschäftigen werden.

Und das alles hat nichts mit fehlender Professionalität zu tun, sondern sind ganz normale Entwicklungen in wachsenden Unternehmen, wenn Projekte komplexer und zahlreicher werden, der Termindruck zunimmt und der Koordinierungsaufwand in größer werdenden Organisationen wächst.

Groupware oder nicht ?
Hiermit verbundene Überlegungen, eine Projektmanagementlösung einzuführen, sind keinesfalls neu. Neu bewertet werden muss möglicherweise der Ansatz, diese auf bestehender Groupware aufsetzen zu lassen oder parallele und Groupware- fremde Infrastrukturen zu installieren.

Was stellt Groupware bereits bereit ?
Groupware Umgebungen sind die zentrale Kommunikationsplattform in Firmen jeder Größe. Was leistet Groupware? Groupwarelösungen stellen mindestens einen Mail- und Datenbankserver, Komponenten für die Termin- und Ressourcenplanung und Module für das Konktaktmanagement bereit, sind Basis für Fachanwendungen wie CRM, DMS u.a., eine Officeintegration ist gegeben, unterstützen verteiltes und mobiles Arbeiten und verfügen über eigene Webserver, unterstützen damit nicht nur Clients, sondern auch Browser, binden Tablets und Smartphones direkt an und gewährleisten Datensicherheit und Skalierbarkeit. Alles Dinge, die ganz einfach vorhanden und ohnehin unverzichtbar sind.

Was benötigt eine Projektmanagementsoftware hierüber hinaus?
Nichts.

Groupware- fremder Ansatz
Soll bspw. parallel zu einer bereits existierenden IBM Notes Umgebung eine Groupware- fremde Lösung installiert werden, so sind zusätzliche dedizierte Server, zusätzliche Serverbetriebssystemlizenzen und Datenbanksysteme, weitere Webserver, zusätzliche Clusterstrukturen für Skalierung und Lastverteilung, Konnektoren für Mailintegration und Officeanbindung und ggf. weitere Zertifikate erforderlich. Nicht zu vergessen der personelle Rollout- und Implementierungsaufwand. Es gibt Projekte, in deren Verlauf über mehr als 12 Monate hinweg mit mehreren hundert Personentagen Aufwand Produkte wie Confluence und Jira eingeführt werden, obwohl eine Groupware- Infrastruktur in Form eines bewährten IBM Domino Clusters bereits besteht. Drastisch auch die Tatsache, dass für den Betrieb, die Wartung und den Support bspw. von Jira- und Confluence- Umgebungen ab einer bestimmten Anwenderzahl zusätzliches IT-Personal eingestellt werden muss.

IBM Notes- Ansatz
Wie sieht die Einführung einer Projektmanagementlösung in Unternehmen mit bestehenden IBM Domino Servern aus? Der Notes Administrator erhält eine oder auch mehrere Datenbanken, die er auf dem Domino Server ablegt und zusammen mit seinem Lieferanten konfiguriert. Die neue Anwendung wird als Datenbankverknüpfung per Mail oder mittels panagenda verteilt. Workshop oder Keyuserschulung können in Anspruch genommen werden, verstehen sich aber mitunter optional. Welche weiteren Rolloutmaßnahmen sind erforderlich ? Keine.

IBM Notes- basierte Lösungen sind sofort nutzbar, nicht nur per Notes Client, auch per Browser, Tablet oder Smartphone, dies ohne jegliche Infrastrukturerweiterung. Eine vollständige Mailintegration ist bereits gegeben, Zugriff auf alle Adressbücher besteht ohnehin und in Sachen Sicherheit, Lastverteilung und möglichen Clusterbetrieb wird auf Ressourcen zurückgegriffen, die längst im Einsatz sind. Zusätzliches Personal ist nicht erforderlich, da keine separate Systemlandschaft betrieben wird und diesbezüglich kein KnowHow aufgebaut werden muss.
In kleinen Unternehmen ist eine Groupware- basierte Projektmanagementsoftware auch ganz ohne Dienstleister installierbar. In großen Unternehmen können bei Bedarf individuelle Module entwickelt oder bestehende Funktionen im Kundenauftrag angepasst werden. Ein Implemtierungsaufwand von mehr als 10 – 20 Tagen bleibt selbst in solchen Fällen eher die Ausnahme.

IBM Notes punktet von je her durch sehr schnelle Einführbarkeit neuer Anwendungen und unterstützt das rasche Umsetzen auch komplexer Anforderungen, solange auf XPages-Technologien verzichtet wird. Fakten, die heute zu schnell aus dem Blickfeld geraten.

Möglichkeiten IBM Notes- basierter Projektmanagementlösungen
Der IBM Notes Markt hält eine Reihe etablierter Projektmanagementlösungen bereit. Die meisten Lösungen unterstützen Aufgaben- und Projektsteuerung bereits in optimaler Form, bieten visuelle Auslastungsdarstellungen und Reports (Charts), effiziente Terminplanung und bei Bedarf auch Budgetierungs- und Eskalationsmechanismen.

Besonders moderne Gantt Diagramme erlauben die übersichtliche Projektplanung via Drag & Drop, die übersichtliche Darstellung aller Projekte und deren Fortschritt oder die Anzeige aller Teilprojekte, Aufgaben und Meilensteile eines einzelnen Projektes.

Zu den innovativsten Lösungen zählt hierbei der Cobalt ToDo Manager, der in der aktuellen Version 12 mit einem Gantt Diagramm ausgestattet ist, das nicht nur im Browser und auf Tablets, sondern auch auf Spartphones sehr schnell arbeitet. Neben der Darstellung des kritischen Pfades werden verschiedene Filter angeboten, die per Gantt einen umfassenden Blick über alle Projekte einer oder mehrerer Abteilungen, Niederlassungen oder des gesamten Unternehmens erlauben. Hierzu sind keine Erweiterungen der Domino Infrastruktur erforderlich. Zudem sind Chart- und Reportingmodule verfügbar, sowie verschiedene Dashboards. Auch das Protokollieren von Meetings wird unterstützt, ToDos hierbei je Tagesordnungspunkt projektbezogen direkt aus dem Protokoll erstellt oder bestehende ToDos eingebunden.

Zeiterfassung für exakte Planung
Es gibt Unternehmen, deren Mitarbeiter nicht zur Aufzeichnung von Arbeits- bzw. Projektzeiten angehalten sind. Somit können niemals Zahlen vorliegen, mit denen Plandaten verglichen werden könnten, um hieraus Entscheidungen für eine künftige Ausrichtung und Planung abzugeben. Auf diesen wichtigen Punkt sei bzgl. einer jeden PM-Lösung ausdrücklich hingewiesen. Ein Ansatz für dieses Problem wäre, über einen persönlichen Performanceindex, der auf den erfassten Zeiten des angemeldeten Users basiert, Mitarbeiter zur Vervollständigung der Zeiterfassung anzuhalten.

Die vergessene Idee
Heutzutage scheint eine der Kernideen von IBM Notes, nicht nur Collaborationplattform zu sein, sondern auch das unglaublich schnelle Einführen neuer Fachanwendungen, schnelles Umsetzen komplexer Anforderungen zu unterstützen, in Vergessenheit zu geraten. Kunden, die auf die zu komplexe und zu langsame XPages-Technologie verzichten, erreichen, wie schon vor 20 Jahren, auch heute beeindruckende Ergebnisse in der Softwareentwicklung. Verglichen mit anderen Ansätzen sparen IBM Notes Kunden bei der Umsetzung selbst komplexer Anforderungen bis zu 4/5 des Entwicklungs- und Implementierungsaufwandes, verglichen mit der Realisierung in anderen Umgebungen.

Fazit
Die Leistungsfähigkeit und Potentiale von Groupware- Umgebungen werden oft massiv unterschätzt. Wird der Wert einer IBM Notes- Umgebung jedoch erkannt, fair und korrekt bewertet und werden alle Potentiale sinnvoll ausgeschöpft, so bleibt der aufwands- und kostenärmste Ansatz jener, auf bereits vorhanden Ressourcen aufzubauen, statt Parallelwelten zu implemtieren.