ZEB und GWS – über zehn Jahre erfolgreiche Partnerschaft: Umsatzwachstum und starke Prozessverbesserungen bei den ZEB-Mitgliedern

Die Zusammenarbeit zwischen der Paderborner Zentraleinkauf Baubedarf GmbH & Co. KG und der GWS Gesellschaft für Warenwirtschafts-Systeme mbH, begann 2007, als man in Paderborn die bestehende IT modernisierte und eine neue ERP-Software für die Administration und Zentralregulierung suchte. Nach einem intensiven Auswahlverfahren und zahlreichen Wettbewerbspräsentationen machte damals der Münsteraner Microsoft-Partner das Rennen. Begründet lag dies nach Aussage der ZEB-Verantwortlichen vor allem in den umfangreichen Funktionen und Prozessabbildungen schon in der Standardversion, der Verbreitung in der Branche, aber auch in der Standort-Nähe der beiden Unternehmen. Trachternach: „Wir sind heute noch überzeugt davon, dass gevis ERP die beste Unterstützung im Bereich der Administration und Zentralregulierung ist.“          

Die Digitalisierung in der gesamten Prozesskette ist vollzogen

Ohne gevis ERP geht bei der ZEB in Paderborn denn auch heute praktisch nichts mehr. „Wir wickeln über die IT-Lösung die gesamten Prozesse mit und für unsere Mitglieder ab“, erläutert Trachternach. Greifen Mitglieder z.B. auf die speziellen Einkaufskonditionen der ZEB zurück und ordern Artikel bei den mehreren hundert vorhandenen Lieferanten, werden diese Bestellungen genauso über die gevis ERP Plattform abgebildet wie die Suche nach Produkten und die Bereitstellung von Produkt- und Stammdateninformationen für die Mitglieder.

Automatische Verbuchung von Rechnungen

Die in der Regel vollautomatische Abwicklung und Begleichung der Zahlungen ist ein weiteres zentrales Nutzenargument für die Mitglieder. „Rechnungen“, so der Geschäftsführer, „müssen nur noch dann bearbeitet und korrigiert werden, wenn sich Abweichungen zwischen Bestellung, Lieferschein und Rechnung ergeben und das System die Diskrepanz anzeigt.“ Sind die Daten hingegen kongruent, werden die Dokumente mittels EDI direkt in das Archiv des Mitgliedsunternehmens übertragen und die offene Summe mittels Bankeinzug beglichen. Trachternach: „Die Zahl der Rechnungen, die auf Papier ausgedruckt werden, ist in den letzten Jahren so erheblich zurückgegangen. Im Grunde wollen nur noch kleine Händler diese Dienstleistung.“ Die Leistungsstärke der GWS-Zentralfakturierungslösung unterstützte den ZEB auch 2013 bei der Neuorientierung als eigenständiger Verband. „Obwohl von jetzt auf gleich die Zahl der Lieferanten und die damit verbundenen Preis- und Zahlungs-Konditionen nach oben schnellten, wussten wir, dass wir aufgrund der vorhandenen IT diese Herausforderungen meistern konnten“, so Trachternach.

Vorteile in der Logistik

Vorteile erzielen die Mitgliedsunternehmen zudem in der Logistik: Da sie direkt auf die Leistungen der beiden ZEB-Zentrallager in Paderborn und Hecklingen bei Magdeburg zugreifen können, kann die eigene Bevorratung erheblich reduziert werden, was die Kapitalbindung deutlich verringert. Um zu erfahren, ob ein benötigtes Produkt im Zentrallager vorrätig ist und wann es beim Großhändler eintrifft, ist nur ein Klick im Computer notwendig, gleiches gilt für das Auslösen der Bestellung. „Mit allen diesen, auf gevis ERP aufbauenden elektronischen Prozessen“, so der ZEB-Geschäftsführer, „helfen wir den Unternehmen vor Ort, massiv Zeit zu sparen. Da es bei den Einkaufskonditionen kaum noch Spielraum gibt, ist die Digitalisierung und die Prozess-Automatisierung der einzige Weg, um noch Geld zu verdienen.“ Die frei werdenden Ressourcen könnten direkt im Vertrieb eingesetzt werden und damit im für die Mitgliedsunternehmen wichtigsten Bereich.

gevis ERP bei den Mitgliedern

Das zweite Feld der Zusammenarbeit zwischen dem Zentraleinkauf und der GWS betrifft die Unterstützung der Mitglieder. Suchen diese nach Wegen, die eigenen Abläufe und Leistungen im Marketing, beim Vertrieb oder in der Selbstdarstellung zu verbessern, so erhalten sie dafür Hilfestellung von den ZEB-Fachleuten. Gleiches gilt für die Umsetzung von Digitalisierungs- und Prozess-Automatisations-Prozessen. „Während noch vor einigen Jahren unsere IT-Angebote kaum beansprucht wurden“, so Trachternach, „ist heute dieser Bereich aus dem Portfolio nicht mehr wegzudenken.“ Dass der ZEB mit gevis ERP hierbei eine leistungsstarke und vielfach eingesetzte IT-Lösung bereitstellen könne, habe die Reputation und die Zahl der Mitglieder erhöht.