Der Xpert-Timer kommt – die Zettelwirtschaft geht

Mit der On-Premise Cloud auf der sicheren Seite

„Der Xpert-Timer hat sich nach dem Ausprobieren verschiedener Softwarelösungen als das für uns perfekte Programm für die Projektzeiterfassung herauskristallisiert. Der entscheidende Faktor war dabei für mich als externer Datenschutzbeauftragter, dass der Xpert-Timer lokal auf dem eigenen Rechner läuft. Die Daten der Firmen, für die ich arbeite, sind somit sicher und ich kann auf eine externe Cloudlösung verzichten“, betont Geschäftsführer Rainer Korsalke.

Das seit Kurzem erhältliche Zusatzmodul Xpert-Timer Web erlaubt das Erfassen von Projektzeiten im Browser. Dabei wird eine On-Premise Cloud innerhalb des Unternehmens verwendet. Damit bleiben alle erfassten Daten sicher und DSGVO konform im Unternehmen. Mitarbeiter können sowohl lokal im Unternehmen mit direkter Datenbankverbindung arbeiten, als auch unterwegs plattformunabhängig per Mobilgerät mit der App oder per Laptop über den Webbrowser.

Zettelwirtschaft adé!

Das Unternehmen korsalke.BIZ schätzt die vielen Vorteile des Programms: „Alle relevanten Daten wie z. B. Projektfortschritt oder Termine sind im Projektmanager übersichtlich und strukturiert dargestellt. Die Benutzeroberfläche ist ansprechend und die Software selbsterklärend. Sämtliche Informationen sind in einem einzigen Programm zusammengefasst. Die Zettelwirtschaft und die Suche nach Dokumenten in Ablageordnern hat jetzt ein Ende!“, freut sich Rainer Korsalke. Ihm sei es wichtig, in der heutigen Zeit den digitalen Weg zu gehen. Seit fast 3 Jahren ist der Xpert-Timer bei korsalke.BIZ im Einsatz. In puncto Kundenverwaltung sei die Software für die firmeninterne Struktur die ideale Ergänzung zu Outlook.

Dokumentenverwaltung im Xpert-Timer

Projekt- und kundenbezogen verwaltet die Firma korsalke.BIZ nicht nur Termine, Telefon- und Besprechungsnotizen über das Programm, sondern auch die dazugehörigen Dokumente. Somit seien diese Informationen von jedem der drei Unternehmensstandorte aus über den Server abrufbar.

Das Zusatzmodul Dokumentenverwaltung dient dabei der sicheren und übersichtlichen Dokumentenablage: „Als sehr sinnvoll erweist sich die im Xpert-Timer vorhandene Aus- und Eincheckfunktion“, erklärt Rainer Korsalke. Wird ein Dokument im Xpert-Timer zur Bearbeitung von einer Person ausgecheckt, kann es so lange von keinem anderen Mitarbeiter bearbeitet werden. Erst wenn es nach Ende der Bearbeitung eingecheckt wurde, ist das Dokument wieder veränderbar.

Während eines Kundentermins seien dadurch alle relevanten Dokumente über den Xpert-Timer verfügbar. Bei Rückfragen des Kunden könne der gesamte bisherige Bearbeitungsvorgang transparent dem Kunden gegenüber dargestellt und sauber nachvollzogen werden. „Praktisch ist zudem, dass die Mitnahme des Laptops zu Kundenterminen völlig ausreicht, da der Xpert-Timer alle wichtigen Daten im Gepäck hat“, erzählt Herr Korsalke.

Geringer Aufwand – enorme Zeitersparnis

Um alle wichtigen kunden- oder projektbezogenen Informationen, Dokumente und Notizen im Xpert-Timer übersichtlich parat zu haben, müssen interne Abläufe gut strukturiert sein. Dessen ist sich auch Herr Korsalke bewusst: „Basis der großen Zeitersparnis, von der wir durch den Xpert-Timer profitieren, ist natürlich zunächst die saubere Erfassung der Daten und die richtige Zuordnung der Dokumente durch die einzelnen Mitarbeiter. Auch die Pflege der Daten über die gesamte Projektdauer beansprucht Zeit. Dieser zeitliche Aufwand ist jedoch sehr gut investiert hinsichtlich der enormen Zeitersparnis, die daraus resultiert“, so das positive Fazit des Geschäftsführers.

Support ist top – Funktionen reichlich!

„Die Funktionen im Xpert-Timer sind reichlich. Viele Bereiche können auch in einem separaten Fenster geöffnet werden“, so der Geschäftsführer, der daraufhin lachend hinzufügt: „Ein großer Monitor ist da von Vorteil!“ Herr Korsalke ist vom Produkt Xpert-Timer überzeugt: „Ganz klar empfehle ich die Xpert-Timer-Software weiter. Gerade für Unternehmen mit bis zu 40 Mitarbeitern ist das Programm eine sehr gute Lösung: lokaler Server, einfach zu administrieren und der Support ist top! Erst vor Kurzem haben wir das Upgrade auf die aktuelle Version 7 erworben.“

Informationen zur neuen Version 7 der Xpert-Timer-Software und generelle Produktinformationen unter www.xperttimer.de.