Bei ATMOS: keytech vereint die DMS- und PLM-Welten in einem System

Höchste Qualitätsstandards in Entwicklung und Produktion sowie rückführbare Qualitätskontrolle, Chargenverwaltung, umfangreiche gesetzliche Vorgaben, Normen und Dokumentationspflichten: Nur wenige Branchen unterliegen derart anspruchsvollen und dynamischen Herausforderungen wie die Medizintechnik. Darüber hinaus lässt auch das umfangreiche Angebotsspektrum der Lenzkircher ATMOS MedizinTechnik GmbH & Co. KG sowohl Datenvolumen als auch Datenvielfalt sprunghaft ansteigen. “Daraus ergibt sich die Notwendigkeit, unsere Geschäftsprozesse auch im administrativen und organisatorischen Bereich kontinuierlich auf Effizienz und Effektivität zu überprüfen“, so Entwicklungsleiter Andreas Heer. Aktuell erfolgte die Einführung einer integrierten IT-Lösung für den Bereich Dokumenten-Management (DMS) und Product-Lifecycle-Management (PLM). “keytech überzeugt durch die praxisgerechte Verbindung der beiden Welten PLM und DMS in einem einzigen System sowie tiefgehender CAD- und ERP-Integration. Die Software ist auch hinsichtlich medizintechnischer Belange marktgerecht konzipiert und schon im Standard ´ready-to-use`.“

ATMOS Medizintechnik:
1888 wurde in Berlin die Kaiser-Friedrich-Apotheke gegründet – hier entstand 1926 auch der erste sog. ´Saug-, Druck- und Heißluftapparat für medizinische Zwecke`, mit dem der Grundstein der ATMOS-Kernkompetenz gelegt wurde. Nach Umfirmierung und Standortwechsel 1944 wird Lenzkirch zum Stammsitz des familiengeführten Traditionsunternehmens. Zu den Kernkompetenzen gehören intuitive Absaug- und Drainagesysteme für Chirurgie und Pflege, umfassende Arbeitsplatzlösungen für HNO und Gynäkologie sowie Workflow-gerechte Praxis- und Klinikausstattungen. Neben dem Stammhaus in Deutschland sorgen 13 Tochterfirmen und 70 Ländervertretungen weltweit für eine kundenspezifische Lösung bzw. Betreuung.

Umfangreiche Vorgaben für Unternehmen der Medizintechnik
Die Medizintechnik unterliegt derart vielen anspruchsvollen und dynamischen Herausforderungen, wie es nur bei wenigen Branchen der Fall ist: Vielfältige Gesetze, Vorschriften und Normen wie beispielsweise die DIN EN ISO 13485 (Qualitätsmanagement für Medizinprodukte), die Medizinprodukte-Verordnung (MPV), die Medical Device Regulation (MDR, ab Mai 2020 verbindlich anzuwendende europäische Medizinprodukte-Verordnung) bzw. Regularien der Food and Drug Administration (FDA) für Aktivitäten auf dem US-Markt oder die DIN EN 60601 (definiert Ergonomie und Sicherheitsanforderungen) legen einheitliche Mindeststandards für medizintechnische Produkte fest. Dazu kommt das breite Angebotsspektrum der ATMOS MedizinTechnik GmbH & Co. KG. Entwicklungsleiter Andreas Heer: “Das breite Produktportfolio von kompletten Klinik- und Praxiseinrichtungen über Behandlungseinheiten, deren digitale Anbindung bis hin zu medizinischen Absauggeräten wird in hoher Fertigungstiefe größtenteils am Standort gefertigt. Dies und die umfangreichen gesetzlichen Anforderungen für die mehr als 25.000 Artikel mit über 100.000 dazugehörigen Dokumenten bedeuten für uns als international tätiges Unternehmen der Medizintechnik enorme Anforderungen für Entwicklung, Konstruktion und Produktion. Ein ständig wachsendes Datenvolumen bzw. eine steigende Datenvielfalt stellen uns darüber hinaus auch im administrativen und organisatorischen Bereich vor komplexe Herausforderungen, die uns dazu zwingen, unsere Geschäftsprozesse kontinuierlich auf Effizienz und Effektivität zu überprüfen.“

ATMOS MedizinTechnik:
Meilensteine, Unternehmen, Kernkompetenz
• 1888 Gründung der Kaiser-Friedrich-Apotheke in Berlin
• 1926 Entwicklung des ersten sog. ´Saug-, Druck- und Heißluftapparat für medizinische Zwecke`
• 1941-44 Umfirmierung zu ATMOS, Standortwechsel und Bezug des neuen Firmengebäude in der Ludwig-Kegel-Straße in Lenzkirch
• 1985 Gründung der ersten Auslandstochter in Frankreich
• 2003 Mit dem ATMOS S 031 Thorax kommt der weltweit erste elektronisch geregelte, mobile Pleuradrainage-Sauger auf den Markt
• 2005 Übernahme der ATMOS Gruppe durch die Familie Greiser
• 2017 Einführung keytech PLM/DMS
• weltweit 13 Tochterunternehmen und 70 Ländervertretungen
• rund 280 Mitarbeiter
• Kernkompetenz: Intuitive Absaug- und Drainagesysteme für Chirurgie und Pflege, umfassende Arbeitsplatzlösungen für HNO und Gynäkologie sowie Workflow-gerechte Praxis und Klinikausstattungen

25.000 Artikel mit über 100.000 Dokumenten Zielsetzung bei ATMOS: Ein integriertes IT-System für alle Daten
Bereits Ende der 1990er Jahre wurde bei ATMOS das CAD-System SOLIDWORKS eingeführt, die Zeichnungsverwaltung wurde über eine herstellernahe CAD Datenbank abgewickelt. Carsten Reinhardt, bei ATMOS in der Entwicklung und als Administrator im Bereich CAD und PLM tätig: “Eine saubere Verwaltung und Steuerung von Dokumenten war aufgrund der stark ansteigenden und komplexen Dokumentationspflichten manuell mit Word oder Excel nicht länger zu gewährleisten. Zudem stieß unsere CAD-Datenbank im Lauf der Jahre auch an funktionelle Leistungsgrenzen – die Einführung einer professionellen Software für den Bereich Dokumentenmanagement und PLM war unumgänglich.“ Die Verantwortlichen steckten das Anforderungsprofil klar ab und entschieden sich gegen weitere Insellösungen. “Über allem stand das Hauptziel, ein System für alle Daten zu implementieren, das sowohl unsere DMS als auch PLM-Anforderungen abdeckt und durch Integrations- bzw. Anbindungsmöglichkeiten an unsere vorhandenen CAD und ERP-Systeme künftig das Herzstück unseres Dokumentenmanagements bildet“, so Andreas Heer.

keytech deckt DMS- und PLM Anforderungen ab und ist ´ready-to-use`
Im Auswahlprozess wurde von den Verantwortlichen in Lenzkirch ein breites Spektrum an Softwareangeboten analysiert. Der Entwicklungsleiter weiter: “Die Liste an KO-Kriterien war lang: funktionelle Defizite, zu komplex, zu wenig flexibel, zu teuer. Insbesondere medizintechnische Branchen-Lösungen haben zwar ihre Stärken im Dokumenten-Management, für den Engineeringbereich wesentliche Aspekte wie ein Product-Lifecycle-Management oder die Anbindung zum CAD-System fehlten oder wären nur mit erheblichem Aufwand umsetzbar gewesen.“ Die keytech Software GmbH konnte dagegen mit ihrem Gesamtkonzept – der Verbindung der beiden Welten PLM und DMS in einem einzigen System – überzeugen. Carsten Reinhardt: “keytech PLM deckt als praxisgerechte PLM-Lösung mit einem integrierten, vollwertigen Dokumenten-Management-System sowie tiefgehender CAD- und ERP-Integration unsere Anforderungen zum größten Teil schon im Standard ab. Die Software ist ´ready-to-use` auch hinsichtlich der medizintechnischen Belange, wie uns durch verschiedene Referenzen anderer medizintechnischer Unternehmen bestätigt wurde.“ Nach der Entscheidung für keytech wurden Implementierung, Datenübernahme und Schulungen durchgeführt, der Echtstart mit insgesamt 30 Lizenzen erfolgte termingerecht im Januar 2018.

Vollständig ausgeführte Produktakte in einem System
Angebote, technische oder vertriebliche Daten, Fertigungsaufträge, Zeichnungen oder 3D-Modelle, mechanische und elektronische Stücklisten, Seriennummern, Chargenverwaltung, Zertifikate und Verträge, Software-Stände, umfangreiche gesetzliche Vorgaben und Dokumentationspflichten – Betriebe mit standortübergreifenden Fertigungsaktivitäten insbesondere im Bereich Medizintechnik generieren eine ständig zunehmende Vielzahl sowie Vielfalt an Dokumenten. Die reine Verwaltung von Daten und Dokumenten rückt dabei mehr und mehr in den Hintergrund, während sich deren automatisierte Organisation sowie die Steuerung und Archivierung einschließlich umfassender Suchfunktionalitäten zunehmend zu einem bedeutenden Wettbewerbsfaktor entwickeln. Andreas Heer: “Insofern bietet keytech einen enormen Mehrwert, da sowohl die PLM- und DMS-Anforderungen von der Software abgebildet werden und uns somit ermöglicht wird, eine vollständig ausgeführte sowie revisionssichere Produktakte in nur einem System zu generieren.“

Rückführbarkeit einer Aufzeichnung bis zum ersten Template
Eine besondere Herausforderung an die Dokumentenverwaltung stellt die für Unternehmen der Medizintechnik geforderte rückführbare Qualitätskontrolle dar: Bisher wurde dazu bei ATMOS von der Entwicklung beispielsweise für die Artikelanlage im ERP-System eine Vorlage (Template) manuell in Papierform erstellt und in anderen Abteilungen wie der Arbeitsvorbereitung oder dem Einkauf verändert bzw. mit Spezifikationen versehen. “Abgelegt wurde die Aufzeichnung dann nur in der letzten Version“, so Patrick Eckert, bei ATMOS in der Entwicklung und als Administrator im Bereich CAD und PLM tätig. keytech ermöglicht den Prozess der Rückführbarkeit von Aufzeichnungen bis zur ersten Vorlage heute vollständig digitalisiert. Zudem wird durch das Statusrouting der Ablauf auf Papier durch einen digitalen, fehlerfreien und dokumentierten Ablauf in keytech ersetzt. “Damit konnten wir auch die rechtlichen Vorgaben an Lenkung und Verwaltung von Dokumenten im Qualitätsmanagement umfassend erfüllen. Darüber hinaus hat durch die Sicherung jeder Information auf jedem Template jeder Mitarbeiter nach einem speziellen Freigabeschema Zugriff auf die jeweils aktuelle Aufzeichnung.“

Konstruktive und zielorientierte Zusammenarbeit
keytech hat sich bei der ATMOS MedizinTechnik GmbH & Co. KG schnell als Grundlage für ein schnelles, sicheres und effizientes Artikel- und Dokumenten-Management etabliert. Auch nach der erst kurzen Einsatzzeit der neuen Software sieht sich Andreas Heer bestätigt, dass die Entscheidung für keytech die richtige war. Das Fazit des Entwicklungsleiters basiert allerdings nicht nur auf ´harten` Faktoren wie Verschlankung und ffizienzsteigerungen der gesamten Prozesskette, der Beschleunigung, erhöhten Sicherheit und Transparenz im Auftragsdurchlauf oder quantifizierbaren Kosteneinsparungen. “Aufgrund ihrer hohen Funktionalität erweist sich die Software auch im medizintechnischen Bereich als eine optimale Lösung. Mit ausschlaggebend für den positiven Gesamteindruck sind zudem nicht messbare Aspekte, wobei vor allem die konstruktive und zielorientierte sowie faire Zusammenarbeit auf Augenhöhe mit keytech zu nennen sind. Zudem profitieren wir aufgrund der regionalen Nähe des Herstellers von schnellen und persönlichen Kontaktmöglichkeiten. Auch künftig wollen wir gemeinsam weiteres Optimierungspotential in unseren Strukturen und Prozessen aufdecken und mit Unterstützung der Software nutzen – alles für den perfekten Workflow.“

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Über:
ATMOS MedizinTechnik GmbH & Co. KG
1888 wurde in Berlin von Dr. Ernst Silten die Kaiser-Friedrich-Apotheke gegründet. Hier entstand 1926 auch der erste sog. ´Saug-, Druck- und Heißluftapparat für medizinische Zwecke` – mit dem der Grundstein der ATMOS-Kernkompetenz gelegt wurde. Nach Umfirmierung 1941 und Standortwechsel wird 1944 das neue Firmengebäude in der Ludwig-Kegel-Straße in Lenzkirch bezogen. Zu den Kernkompetenzen gehören intuitive Absaug- und Drainagesysteme für Chirurgie und Pflege, umfassende Arbeitsplatzlösungen für HNO und Gynäkologie sowie Workflow-gerechte Praxis- und Klinikausstattungen. Beschäftigt werden insgesamt rund 280 Mitarbeiter. Neben dem Stammhaus in Deutschland sorgen 13 Tochterfirmen und 70 Ländervertretungen weltweit für eine kundenspezifische Lösung bzw. Betreuung. Mit dem ATMOS S 031 Thorax bringt ATMOS 2003 den weltweit ersten elektronisch geregelten, mobilen Pleuradrainage-Sauger auf den Markt, 2005 gelingt der Durchbruch im Gynäkologie-Markt mit dem neu entwickelten Gynäkologen-Arbeitsplatz zur Diagnose und Therapie von Gebärmutterhalskrebs. 2005 übernimmt die Familie Greiser die ATMOS Gruppe zu 100%, seit 2010 die beiden Söhne Maik und Frank Greiser als Geschäftsführer an der Spitze des Unternehmens.