„Früher trafen bei uns bis zu 100 Papierbestellungen von unterschiedlichen Unternehmensabteilungen im Monat ein. Dabei kam es immer wieder vor, dass Felder fehlerhaft oder gar nicht ausgefüllt waren oder Unterschriften fehlten“, sagt Daniel Mendez, Head of Supply Management bei CONICA. Für den Einkaufsleiter und seine Mitarbeiter bedeutete dies einen erheblichen Mehraufwand. Denn jeder nicht vorhandenen oder unkorrekten Angabe musste mühsam nachgegangen werden. Vor allem das Fehlen von Unterschriften stellte häufig ein großes Problem dar und führte teilweise zu erheblichen Verzögerungen. „In der Regel dauerte es ohnehin schon mehrere Tage, bis eine Bestellung von allen abgezeichnet war. Wenn dann noch Urlaubszeit war, konnte es schnell noch aufwändiger werden“, so Mendez.
Der Einkaufsleiter empfand dieses Vorgehen als nicht mehr zeitgemäß und informierte sich daher zunächst im Internet über geeignete digitale Lösungen. Anfang des vergangenen Jahres stieß er auf ausschreiben24.com. Die Lösung des IT- und Businesspartners prego services ermöglicht es Einkäufern, den gesamten Beschaffungsprozess in wenigen Schritten digital zu absolvieren. „Mit ausschreiben24.com haben wir genau das gefunden, was wir gesucht hatten. Besonders attraktiv war für uns neben dem guten Preis-Leistungs-Verhältnis die Möglichkeit, als Pilotkunde in der Schweiz an der weiteren Ausgestaltung der Lösung mitwirken zu können“, erklärt Mendez.
Nach der Entscheidung zugunsten von ausschreiben24.com im April vergangenen Jahres begann zunächst eine mehrmonatige Entwicklungsphase. Das Hauptaugenmerk lag dabei auf der Integration der internen Regelungen zum Abzeichnen der Bedarfsmeldungen. Damit wurde das bisher nötige Unterschreiben der Papierdokumente überflüssig. Seit Anfang dieses Jahres nutzt CONICA die Lösung im Echtbetrieb. Mendez zieht eine positive Bilanz: „Die Einführung von ausschreiben24.com stellt für uns einen Riesenfortschritt dar. Wir sparen 30 bis 50 Prozent der Zeit ein und aufwändige Abstimmungen mit anderen Unternehmensabteilungen aufgrund von unleserlichen oder fehlerhaften Angaben gehören der Vergangenheit an“, sagt er.
Weitere Informationen zu ausschreiben24.com unter: www.ausschreiben24.com
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