Videotelefonie in Zeiten von Corona : Einführung bei der Diakonie Ruhr Gruppe in Rekordzeit!

Datenschutz und Schnelligkeit

Die passende Lösung war mit Microsoft Teams schnell gefunden. Aufgrund der strengen kirchlichen Datenschutzvorgaben schieden alle kostenlosen Apps aus, ebenso die Produkte von jenen Anbietern, die keine End-to-End-Verschlüsselung anbieten oder die eigenen Sicherheitsstandards nicht einhalten. Zudem war mit Office 365 bereits eine Cloud-Lösung von Microsoft bei der Diakonie Ruhr im Einsatz.

Mit Hochdruck ging es an die Einführung. Klar war: Eine kurzfristige Umsetzung war mit einem herkömmlichen Vorgehen wie Konzepterstellung, Proof of Concept und Pilotprojekt nicht zu schaffen. In enger Abstimmung mit der IT- und Fachbereichsleitung bei der Diakonie Ruhr trieb die CEMA das Projekt voran. Im Vordergrund stand einzig das Ziel: Die Kinder sollten möglichst schnell mit ihren Eltern telefonieren können.

Tablets: Voll verwaltet und konfiguriert zu den Nutzern

Rund 50 Endgeräte galt es in einem ersten Schritt für die Videotelefonie einzurichten. Die größte Hürde dabei: Es gab weder die erforderlichen Endgeräte noch eine zentrale Geräteverwaltung. Die Beschaffung der Tablets erfolgte per eProcurement über den CEMA IT-Shop. Die Vorgabe war, die Geräte aus dem CEMA IT-Shop einsatzbereit und voll verwaltet zu den Anwendern zu bringen, also mit allen gewünschten Funktionen, Berechtigungen und Sicherheitsfeatures wie Festplattenverschlüsselung und Virenscanner.

Zeitgleich zur Beschaffung richtete die CEMA daher über den Cloud-Dienst Microsoft Intune ein Mobile Device Management zur zentralen Geräteverwaltung ein. Anschließend wurden die Nutzergruppen und -konten mit den entsprechenden Rechten und Anwendungen in einem Cloud-Tenant angelegt und die von den Geräteherstellern gelieferten Device-IDs in Microsoft Intune hinterlegt – für die automatisierte Betankung der Tablets.

Zero Touch-Prinzip: Geräte richten sich selbst ein

Alles lief wie am Schnürchen. Die Diakonie-Mitarbeiter erhielten vom CEMA IT-Shop ihr komplett konfiguriertes Tablet zugeschickt. Tablet auspacken, einschalten, sich mit ihrer PIN einloggen – und schon konnten sie loslegen. Denn die Geräte richten sich selbst ein. Sobald sie das erste Mal eingeschaltet werden, synchronisieren sie sich über ihre Device-ID mit Microsoft Intune und betanken sich selbst.

„Das automatische Deployment hat uns extrem viel Zeit und Arbeit erspart. Innerhalb von 14 Tagen die Videotelefonie zu ermöglichen, darauf können mein Team und die CEMA zu Recht stolz sein“, sagt Thomas Borgmann, IT-Leiter der Diakonie Ruhr. Die Videotelefonie wird inzwischen intensiv in den Kinderwohngruppen und Altenpflegezentren genutzt. „Wir sind froh über die Möglichkeit der Videotelefonie und haben den Eindruck, dass dies sowohl für die Eltern als auch für die Kinder eine gute Hilfe ist, diese schwere Zeit zu überbrücken“, sagt Carola Wehrle, Bereichsleitung für die Kinderwohngruppen.

Videotelefonie auch für Home Office und Besprechungen

Das große Ziel ist erreicht, für das IT-Team der Diakonie und die CEMA geht es weiter. So laufen Überlegungen, Videokonferenzen in der Verwaltung zu nutzen. Mit der Möglichkeit, den Bildschirm freizugeben und auch externe Teilnehmer einzuladen, lässt sich der Aufwand gerade bei standortübergreifenden Besprechungen deutlich senken. Ein weiterer Punkt ist die Nutzung von Microsoft Teams zum Arbeiten im Home Office.

Die Tablets lassen sich per Microsoft Intune mit wenigen Klicks auf neue Anforderungen umkonfigurieren. „Wir können ohne nennenswerten Aufwand die Windows- und Android-Geräte über die Administrationskonsole remote verwalten, beispielsweise Funktionen freigeben oder ein Gerät bei Diebstahl löschen – an jedem beliebigen Ort und ohne dass es im Firmennetzwerk eingeloggt ist“, erklärt IT-Leiter Borgmann.

Schnelle Ergebnisse erhöhen Akzeptanz

Er und CEMA-Projektmanager Clemens Wetzel sind sich in ihrem Fazit einig: Es lohnt sich, über den eigenen Schatten zu springen und bei einem Projekt auch einmal den umgekehrten Weg zu gehen. „Schnell das Ziel zu erreichen, auch wenn zunächst Baustellen liegen bleiben, das schafft eine viel höhere Akzeptanz bei den Anwendern als ein Vorgehen nach dem Schulbuch, bei dem man erst nach 100 Personentagen den Nutzen sieht“, so Wetzel.