Praxisbeispiel Ecovis: Digitale Zusammenarbeit zwischen Kanzlei und Mandant – ermöglicht durch DATEV und DIGISign

Ecovis ist ein Beratungsunternehmen, das mit seinen über 100 Büros in Deutschland mittelständische Unternehmen in verschiedenen Bereichen unterstützt. Um das wirtschaftliche Handeln der Mandanten nachhaltig zu sichern und zu fördern, bündelt Ecovis die nationale und internationale Fach- und Branchenexpertise aller Steuerberater, Wirtschaftsprüfer, Rechtsanwälte und Unternehmensberater. Dabei steht die Digitalisierung klar im Fokus. Ecovis arbeitet fortlaufend daran, Dienstleistungs- und Kanzleiprozesse effizient zu digitalisieren, um so die papierlose Zusammenarbeit mit den Mandanten auszubauen und zu verbessern.

In einem ersten Schritt hat Ecovis das Dokumentenmanagementsystem DATEV DMS eingeführt. Dann suchte die Kanzlei-Gruppe nach einer Lösung, mit der sich die entsprechenden Dokumente eIDAS-konform und ohne Medienbruch unterschrieben und anschließend unkompliziert in die digitalen Prozesse einbinden und ablegen lassen.

Mit DIGISign ist Ecovis fündig geworden. Im Mai 2019 begann die Kanzlei-Gruppe mit der Pilotierung der Lösung in einigen Kanzleien und hat das Tool damit optimal in deren Prozesse integriert. Im Herbst 2019 startete dann der Rollout für Ecovis Deutschland. Das Feedback von Klienten und Kanzleimitarbeitern ist bereits jetzt äußerst positiv, sodass der Einsatz noch weiter ausgebaut werden wird.

„In der Vergangenheit hat das Sekretariat Dokumente erstellt, zweifach ausgedruckt und dem Steuerberater in einer Unterschriftenmappe übergeben. Anschließend unterschrieb der Steuerberater zusammen mit dem Mandanten beide Exemplare. Ein Original behielt der Mandant, das zweite wurde vom Sekretariat gescannt, digital abgelegt und zusätzlich physisch in einem Ordner aufbewahrt. Ein Prozess, der Zeit und personellen Einsatz kostete.“, beschreibt Thomas Schnellhammer, Leiter der Ecovis Kanzlei in Passau, den Unterschriftenprozess vor der elektronischen Unterschrift mit DIGISign.

DIGISign dient den Klienten und Mitarbeitern der Kanzleien zur elektronischen Unterschrift von Dokumenten – diese müssen somit nicht mehr ausgedruckt, eingescannt und abgelegt werden. Das zu signierende PDF-Dokument wird im DATEV DMS markiert, mittels Signaturpad unterschrieben und automatisch beim Klienten revisionssicher archiviert. Wie die fortgeschrittene elektronische Unterschrift mit DIGISign genau funktioniert und wo die Vorteile für welche Kanzleien liegen, erfahren Sie in diesem Video.

„Sowohl der Ausdruck für die analoge Unterschrift als auch für die Papierablage und das anschließende Einscannen der unterschriebenen Dokumente für die digitale Mandantenakte entfallen. Der Mandant erhält das unterzeichnete Dokument direkt elektronisch und medienbruchfrei. Ich kann DIGISign auf jeden Fall weiterempfehlen!“, fasst Thomas Schnellhammer zusammen. Das Interview mit ihm in voller Länge lesen Sie hier.