Management-Meetings – vom Zeitfresser zum Produktivitätstreiber

Laut einer Studie von Porter und Nohria verbringen CEOs 72% ihrer Zeit in Meetings. Für Mittelmanager ist es oftmals nicht weniger. Wer so viel Lebenszeit investiert, hat ein Recht darauf, dass es produktiv und effizient geschieht. Das ist leider oftmals nicht der Fall. So berichten uns viele Manager*innen, dass Besprechungen einer der Hauptgründe dafür sind, dass sie nicht effektiv arbeiten können.

Halt! Die Aussage ist einen genaueren Blick wert. Meetings hindern daran, effizient zu arbeiten? Dann läuft grundsätzlich etwas falsch. Meetings sollen Ermöglicher und Treiber richtig guter und produktiver Arbeit sein, nicht Verhinderer. Wie kommen wir da hin?

Meetings sterben in der Planung

Ich habe bisher kein Meeting erlebt, das komplett gefloppt wäre, obwohl es bestens vorbereitet war. Es lohnt sich also, in Meeting-Vorbereitung zu investieren. Die Zeit, die das kostet, spart man um ein Vielfaches wieder ein. Folgende fünf Vorbereitungsregeln helfen, effektive Meetings zu planen:

1. Nur die Besprechungen ansetzen, die wirklich nötig sind und Ergebnisse versprechen In jedem Unternehmen gibt es Besprechungen, die regelmäßig durchgeführt werden, weil sie schon immer da waren. Niemand hinterfragt mehr Sinn, Notwendigkeit oder Vorgehensweise. Meistens werden sie einfach abgesessen. Irgendwer wird sicher protestieren und dennoch gehören solche Meetings auf den Müllhaufen der Geschichte des Unternehmens.

Auch für einmalige Besprechungen sollte man stets hinterfragen, ob sie wirklich notwendig sind, oder ob ein Telefonat oder eine Mail vielleicht reichen.

2. Nur die Teilnehmer*innen einladen, die wirklich beitragen können Meetings klein zu halten, macht sie effizienter und effektiver. Natürlich gibt es immer gute Gründe, noch jemand mehr einzuladen, z.B. um den Informationsfluss aufrecht zu erhalten, um niemanden vor den Kopf zu stoßen etc. Das mag alles richtig sein, aber es nimmt die Dynamik aus dem Meeting. Wollen Sie das wirklich?

3. Das richtige Format wählen Je nach dem, ob es sich um ein Strategie-Meeting, eine abteilungsübergreifende Koordinationssitzung, ein Review, ein Projektstatus-Meeting oder etwas anderes handelt, braucht es ein anderes Format. In der Planung müssen folgende Fragen beantwortet werden: Wieviel Platz und welchen Raum brauchen wir? Welche Technik ist notwendig? Wieviel Zeit ist angemessen? Sitzen oder stehen wir? Wird visualisiert? Wenn ja, was und wie? Wie werden der Diskussionsfluss und Entscheidungen moderiert?

Ein Hinweis aus der Praxis: Bei vielen Meetings lohnt es sich, mit dem Format eines Stand-up-Meetings zu experimentieren. Das Meeting ist kurz, alle stehen, die Zeit, die jede*r einzelne Beitragen darf, ist limitiert und jede*r wird aktiv um einen Beitrag gebeten. Probieren Sie es einfach mal aus, ggf. mit einer internen oder externen Moderatorin, die Scrum beherrscht.

4. Funktionieren sicherstellen Jedes produktive Meeting braucht eine fundierte inhaltliche Vorbereitung, rechtzeitige Einladung und Information der Teilnehmer*innen sowie störungsfreie Technik. Sich einfach darauf zu verlassen, dass alles gelöst wird, wenn alle zusammensitzen, ist fatal. Agenda und Unterlagen müssen rechtzeitig bei den Teilnehmenden sein, damit sie sich ebenfalls vorbereiten können. Und die Technik muss auch funktionieren, besonders dann, wenn Teilnehmer*innen virtuell dem Meeting zugeschaltet sind.

5. Die magische Zutat: "Deliverables"

Kaum etwas macht so sehr den Unterschied zwischen einem guten und einem gescheiterten Meeting aus, wie die klare Kommunikation, welche konkreten Ergebnisse vom Meeting erwartet werden. Im Englischen gibt es dafür den kurzen Ausdruck "Deliverables". Werden Personen entweder zu einem Meeting eingeladen unter dem Titel "Marketingstrategie 2025" oder unter dem Titel "Marketingstrategie 2025 / Deliverables: 5 Aktivitäten, die wir diesen Monat noch starten sollten", kommt garantiert etwas anderes heraus.

Meetings leben von der Durchführung

Viel zu häufig werden Meetings von den Initiator*innen behandelt wie vernachlässigte Kinder. Einmal in die Welt gesetzt, hofft man, dass sich alles von alleine regelt. Das ist aber nicht so. Meeting-Moderation ist harte und wertvolle Arbeit. Die folgenden sechs Punkte können helfen.

1. Mit perfektem Setting starten In der Planung wurde ein Format und ein Setting geplant. Das sollte stehen, bevor die ersten Teilnehmer*innen erscheinen. Insofern haben Meeting-Verantwortliche schon eine Menge Arbeit, bevor das Meeting startet.

2. Aktivieren und bremsen Gute Meetings sind aktiv moderiert. Dazu gehört nicht nur, dafür zu sorgen, dass Zeiten und Agenda eingehalten werden, sondern auch, dass ein sinnvoller Umgang mit den persönlichen Eigenarten stattfindet. Manche Personen neigen dazu, zu viel zu sprechen und Themen zu dominieren. Die sollten aktiv gebremst werden. Andere schweigen ihr brillantes Wissen einfach aus. Hier gilt es, ihren Beitrag aktiv zu stimulieren, z.B. durch direkte Ansprache oder unterschiedliche aktivierende Formate, wie Visualisierungen, stilles Brainstorming u.ä.

Wenn es im Unternehmen Standards für Moderation gibt, hilft das sehr. Vielredner wissen dann, dass eine Bremse nicht persönlich gemeint ist, und die Stillen sind darauf vorbereitet, dass ihr Beitrag aktiv abgerufen wird.

3. Multitasking verbannen Eng damit verbunden ist eine gewisse Erziehung von Personen, die an der Besprechung teilnehmen. Die Unsitte, während eines Meetings parallel Textnachrichten zu schreiben, im Internet zu surfen oder Mails zu beantworten ist einer der größten Produktivitätsvernichter. Es sollte jedem und jeder klar sein, dass das nicht geht. Wer meint, es trotzdem machen zu müssen, sollte aus dem Meeting verabschiedet werden, denn er oder sie zeigt ja damit, dass weder ein Interesse da ist, noch dass ein Beitrag geleistet werden kann. Damit greift dann sofort die Regel "Es ist nur dabei, wer wirklich beitragen kann".

Moment, ist Multitasking aktuell nur ein Signal dafür, dass das Meeting unproduktiv dahin wabert? Dann ist eine "Bestrafung" Einzelner unangemessen. Solche Meetings müssen sofort auf Spur gebracht oder abgebrochen werden.

4. Protokollieren und Entscheidungen dokumentieren Es klingt fast zu simpel als dass es in diese Liste gehören würde. Trotzdem, eine Erinnerung kann nicht schaden.

5. Die magische Zutat 1: Visualisieren Kaum etwas hat Meetings in den letzten Jahren mehr verändert als das Aufkommen von Live-Visualisierungen. Keine endlosen Textzeilen mehr und kein Erschlagen werden durch übermäßig durchdesignte Präsentationsfolien, sondern Themen und Ergebnisse werden in Echtzeit auf einem Whiteboard oder einfach an der Wand sichtbar gemacht. Das kann von simplen Haftnotizen bis zu komplexem Graphic Recording reichen. Der Vorteil: Es entsteht im Team viel schneller ein gemeinsam geteiltes Verständnis für das Thema. Und man hat auch gleich eine gute Basis für die Dokumentation.

6. Die magische Zutat 2: Timeboxing Ok, sie ist auch kein Geheimnis mehr, aber immer noch magisch. Jedes Meeting selbst erhält ein klares Zeitfenster haben (eine Timebox). Es wird unbedingt pünktlich begonnen und beendet. Und innerhalb des Meetings bekommt jeder Agendapunkt ebenfalls eine klare und verbindliche Timebox. Bei herausfordernden Teilnehmer*innen kann man sogar einzelne Wortbeiträge "timeboxen". Das gilt übrigens auch und besonders konsequent, wenn man weiß, dass man selbst das Problem ist.

Eine Ausnahme gibt es: Wenn sich herausstellt, dass ein Meeting nicht zu einem greifbaren Ergebnis führen wird, endet seine Timebox sofort. Es wird abgebrochen.

Meetings sind kein Selbstzweck, sondern "Enabler"

Werden Meetings nur um des Treffens willen durchgeführt, gehören sie ersatzlos gestrichen. Das ist aber nur selten der Fall. Selbst fruchtlose Meetings werden in der Regel angesetzt, weil damit etwas bewirkt werden soll. Das gelingt aber nicht nur durch die Besprechung selbst, sondern erfordert gezielte Nachbereitung. Das kann im Einzelfall sehr umfangreich sein. Hier nur die drei Punkte, die direkt mit der Besprechung zu tun haben.

1. Entscheidungen und Konsequenzen einhalten Anglophile Beraterkollegen würden das als "Nobrainer" bezeichnen. Klar, man muss das tun, was man im Meeting besprochen hat. Also gehen wir an dieser Stelle mal mutig davon aus, dass das in jedem Unternehmen und bei jedem Meeting auch der Fall ist. Falls nicht, bitte ändern.

2. Ergebnisse nachverfolgen Hier wird es schon diffiziler. Tatsächlich gibt es immer wieder Meetings, deren Beschlüsse auch umgesetzt werden, und die sogar Erfolge erzielen, aber es wird nicht nachverfolgt, ausgewertet und dokumentiert. "Solange alles funktioniert, ist es doch egal", könnte man sagen. Trotzdem gehen dem Unternehmen wertvolle Informationen verloren.

3. Die magische Zutat: Feedback einholen Nur wenige Unternehmen habe es bisher implementiert, dass nach jedem Meeting von den Teilnehmenden Feedback eingeholt wird. Es geht heutzutage recht einfach über Umfragetools, aber es fühlt sich zunächst merkwürdig an. Werde ich jetzt für meine Meetings bewertet? Nein, es geht darum, einen Lernprozess zu etablieren und gleichzeitig Input von Teilnehmer*innen einzufangen, der erst nach dem Meeting entstanden ist. Am unproblematischsten werden solche Meeting-Feedbacks übrigens, wenn sie im Unternehmen selbstverständlicher Standard sind.

Meeting-Kultur ändert sich langsam

Alles, was bisher gesagt wurde, klingt einfach, oder? Dennoch ist es oft schwer, die Meeting-Kultur in Unternehmen nachhaltig so zu verändern, dass Meetings wirklich zu einem inspirierenden Treiber zukünftiger Entwicklungen werden. Die folgenden fünf Punkte helfen.

1. Die eigenen Schwachstellen kennenlernen Es ist gar nicht so leicht, selbst zu erkennen, wo in der Meeting-Kultur Verbesserungspotenzial schlummert. Daher ist es gerade zu Beginn eines Veränderungsprozesses hilfreich, einen Blick von außen zu gewinnen. Manchmal sind Mitarbeiterinnen, die von außen neu ins Unternehmen kommen, ein guter Sensor für die Besonderheiten und Schwachpunkte. Da sie aber gleichzeitig auf der Suche nach ihrem Platz im Unternehmen sind, geraten sie spätestens bei Problemen in der Hierarchie an ihre Grenzen. Da hilft dann nur die mutige Sicht eines Coaches oder Beraters.

2. Standards entwickeln Gute Meetings durchzuführen ist schwer und anstregend, wenn man sie jedes Mal selbst neu erfinden muss. Es hilft sehr, wenn es gute und erprobte Vorlagen für Formate, Meeting-Regeln, Moderationstechniken etc. gibt. Sie zu entwickeln ist ein Stück Extraarbeit, die sich aber schnell bezahlt macht.

3. Menschen fortbilden Niemandem ist in die Wiege gelegt, eine gute Moderatorin für Meetings zu sein. Wie bei allem im Leben, muss man das zunächst lernen. Die Chance, sich in dieser Richtung fortzubilden, sollte jeder Person offen stehen, die früher oder später moderieren muss.

4. Magische Zutat 1: Meetings rigoros abbrechen Gerade in der Anfangszeit ist es unglaublich wirksam und wichtig, Meetings abzubrechen, wenn klar wird, dass sie keine Ergebnisse produzieren werden, die Vorbereitung unzureichend ist oder unprofessionell oder gegen die Meeting-Regeln des Hauses gehandelt wird. Ein Abbruch ist ein deutliches Signal und hat bei konsequenter und selbstbewusster Anwendung erzieherisches Potenzial.

5. Magische Zutat 2: kostspielige Teilnehmer*innen Jeder sieht ein, dass es sinnvoll ist, nur die Personen einzuladen, die wirklich für das Meeting notwendig sind und etwas beitragen können. Die Auslegung dieser Definition fällt aber oftmals sehr unterschiedlich aus.

Dass mit einem Meeting nicht nur eigene Arbeitszeit investiert wird, sondern auch die von Kolleg*innen, ist auch jedem klar, aber sellten das Ausmaß. Je nach Branche und Seniorität kostet eine Managerstunde zwischen 80 und 300 Euro, teilweise sogar deutlich mehr.

In der Übergangszeit von einer lockeren und ausufernden Meetingkultur zu einer effektiveren, kann es ein geeigneter Kunstgriff sein, dass Personen, die zu einem Meeting einladen, einen gewissen Betrag aus ihrem Abteilungsbudget pro Teilnehmer*in und Zeiteinheit in einen abteilungsübergreifenden Topf einzahlen. Das schärft das Bewusstsein für die wahren Kosten eines Meetings, strafft Zeitpläne und erhöht die Genauigkeit sehr, mit der Personen für ein Meeting ausgewählt werden.

Sie suchen Unterstützung bei der Veränderung Ihrer Meeting-Kultur? Dann sprechen Sie uns gerne an!