Wieso ein Learning Management System mehr einbringt, als es kostet und wie Sie dies mit einem Business Case beweisen können

Dass dies kein leeres Marketing-Versprechen ist, lässt sich anhand eines Business Case ausrechen. Hierbei wird ein Szenario durchgespielt, indem eine Investition unter strategischen, betriebswirtschaftlichen und prozessualen Aspekten beleuchtet wird. Wir haben mit Sales Managerin Svenja Kreten gesprochen, die schon häufig Business Cases erstellt hat. Sie ist überzeugt: „Ein Learning Management System rechnet sich für die meisten Kunden innerhalb eines Jahres. Das kann ich anhand von Zahlen nachweisen, die ich gemeinsam mit den Unternehmen validiere.“ Wie sie auf diese Zahlen kommt, wie ein Business Case sinnvoll errechnet werden sollte und welche Faktoren bei der Kalkulation mit einbezogen werden sollten, haben wir in unseren FAQs einsteigerfreundlich zusammengefasst.

Was ist eigentlich ein Business Case?

Ein Business Case untersucht die Wirtschaftlichkeit einer Investition. Das Vorhaben wird also einer Kalkulation unterzogen, die dann die relevanten Kennzahlen liefert. Grundsätzlich kann ein Business Case in verschiedensten Bereichen Anwendung finden und ist immer dann sinnvoll, wenn es um längerfristige und kostenintensive Anschaffungen geht. Daher lohnt sich die Berechnung bei der Einführung eines Learning Management Systems definitiv.

Hier werden die genauen Zahlen, die das Unternehmen, etwa für die Weiterbildungen der Mitarbeiter*innen ausgibt, klar definiert. Untersucht werden beispielsweise die Aufwände, die bei der manuellen Verwaltung der Mitarbeiterschulungen entstehen. Hierbei entstehen sowohl personelle Aufwände (personelle Ressourcen) als auch materielle Aufwände (z.B. für Kopien, Namensschilder etc.) Ebenso werden aber auch Parameter betrachtet, die einen direkten oder indirekten Einfluss auf die Steigerung des Umsatzes haben.

Wieso einen Business Case durchführen?

Ein Business Case empfiehlt sich, um die Investition in ein LMS besser abschätzen zu können. Dadurch können die Kosten, der Nutzen, die Risiken und der Zeiteinsatz besser dargestellt werden. So wird auch transparent und ersichtlich, ab wann sich das LMS im Unternehmen amortisiert hat. Aussagen wie „zu teuer, lohnt sich nicht“ können anhand von Zahlen und Fakten widerlegt werden, da funktionale Nutzenelemente wie Zeitersparnis, Lernerfolg, Verwaltungskosten und Realisierung von Umsatzpotenzialen genau aufgeschlüsselt werden.

Was misst man bei einem LMS- Business Case?

Betrachtet werden die Kosten der Lernplattform, die gegenüber den herkömmlichen Personalschulungen eingespart werden können. Kostenseite und Umsatzpotenziale werden gleichermaßen betrachtet. Dafür werden zunächst sämtliche Ausgaben in Hinblick auf Fort- und Weiterbildung aufgelistet. Im zweiten Schritt werden umsatzrelevante Faktoren evaluiert. Ebenso können, ausgehend von diesen Cases, untergeordnet weitere Berechnungen erfolgen und sich nur auf bestimmten Abteilungen eines Unternehmens beziehen. Themen wie das Onboarding neuer Mitarbeiter*innen beispielsweise können gesondert betrachtet werden.

Wie funktioniert die Berechnung?

Bei der Kalkulation eines LMS Business Cases wird der gesamte Prozess der Fort- und Weiterbildung betrachtet. Entlang dieses Prozesses werden die Parameter herausgefiltert, auf die ein LMS Einfluss nehmen kann. Hierzu zählen triviale Dinge, wie die Einsparung von Reisekosten, bei der Verlagerung von Präsenzschulungen in den virtuellen Raum, aber auch komplexere Parameter wie eine Verringerung der Fehlerquote in der Produktion durch effizientere Schulungen oder Umsatzsteigerungen durch eine Verkürzung des Time-to-Market-Zyklus. Anschließend werden diese quantifiziert.

Anwendungsbeispiel eines LMS-Business Cases

Nehmen wir zur Verdeutlichung einmal ein Beispiel: Ein Unternehmen schult seine 1000 Mitarbeiter*innen pro Jahr im Durchschnitt 2 Stunden lang. Für 15% der Mitarbeiter*innen ist diese Schulung jedoch eine Wiederholung, die ihnen nichts neues bringt. Für 10% ist die Schulung sogar irrelevant, da sie das gelernte für Ihre Tätigkeit nicht benötigen. Somit wurden insgesamt 250 Personen für 2 Stunden unnötig von der Arbeit abgehalten. Anders gesagt, hat das Unternehmen 500 Stunden Arbeitszeit verloren. Egal, ob die Betreffenden in dieser Zeit sonst produktiv gearbeitet hätten oder nicht, Fakt ist: Sie haben eine Schulung besucht, die Geld gekostet, aber ihnen nichts gebracht hat. Im schlimmsten Fall sind sie nach dieser Schulung sogar demotiviert und gestresster als vorher, da sie die verlorene Zeit nachholen müssen.

Ein gut gepflegtes und sauber geführtes LMS kann solche unnötigen Schulungen jedoch vermeiden, da anhand eines umfassenden Kompetenzmanagements automatisch abgeglichen wird, welche Schulung für welche Person geeignet ist. Natürlich setzt dies jedoch voraus, dass die Daten im System regelmäßig und vollständig überprüft und von Fachkräften ausgewertet werden.

Svenja Kreten fasst zusammen: „Die Zahlen, die wir mit dem Business Case vorstellen, entsprechen der Realität. Wir lassen unsere Annahmen für jede einzelne Berechnung in den jeweiligen Firmen und Fachabteilungen überprüfen. Ein LMS ist nur dann teuer, wenn es nach der Einführung nicht richtig genutzt wird. Aber wenn es den Firmen gelingt, nur einen Teil der aufgezeigten unnötigen Kosten, wie etwa Doppelschulungen, nachhaltig zu reduzieren, amortisiert sich das System sehr schnell“.

Weitere Informationen

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