Tankcontainer-Leasing: Digital erfolgreich unterwegs mit evodion IT

Beide Unternehmen haben ihren Sitz nur wenige hundert Meter voneinander entfernt, in der Hamburger City, nahe der Elbe. Doch den Impuls zur Zusammenarbeit gab weniger die räumliche Nähe als vielmehr das gemeinsame Verständnis der Aufgaben und die agile Vorgehensweise: So kristallisierte sich die evodion IT GmbH als Entwicklungspartner heraus. Das Projekt beanspruchte 18 Monate Entwicklungszeit, ist nach Migration und Test im November 2018 vollständig in Betrieb und heißt CORA – „Container Organisation and Rental Application“. Die fortlaufende Optimierung des Kernsystems und die aktuelle Entwicklung effizienter Features sind durch die flexiblen Entwicklungsmöglichkeiten von CORA leicht zu realisieren, auch weil evodion IT über gewachsene Branchen-Kenntnisse verfügt.

Für Andreas Herbertz, CFO der TWS, ist CORA ein Meilenstein: „Wir erzielen ein bisher nicht gekanntes Maß an Transparenz, Qualität und Sicherheit in den durch CORA unterstützten Geschäftsprozessen. Die durch die evodion IT realisierte Unterstützung der Prozesse verkürzt die Durchlaufzeiten erheblich und trägt zu einer Reduzierung der Prozesskosten bei.“ Mit mehr als 9.000 Einheiten verfügt der Logistik-Dienstleister über eine bedeutende Mietcontainer-Flotte, die es im weltweiten Netzwerk in Zusammenarbeit mit externen Dienstleistern wie Depots, Werkstätten und Reinigungsanlagen erfolgreich zu steuern gilt.

Vorsprung durch Digitalisierung

Die positive Geschäftsentwicklung von TWS in den Bereichen Tankcontainer-Leasing erzeugte den Bedarf nach einer maßgeschneiderten IT-Lösung, die sämtliche Prozesse abbildet und das Full-Service-Business der TWS vor dem Hintergrund von Industrie 4.0 unterstützt. Für die evodion IT GmbH bedeutete diese Aufgabenstellung dieDigitalisierung des operativen Geschäftsmodells der TWS – von Angebot über Vertrag, Vermietung, Rückgabe bis zur Abrechnung sowie Inventar- und Stammdatenpflege. Neben einem höheren Service-Level standen Aspekte wie Prozess- und Datensicherheit, Verfügbarkeit des Systems sowie hohe Qualitätsstandards, klare Kundenorientierung und kosteneffiziente Abwicklung im Fokus – gemäß der TWS Unternehmensphilosophie.

Schritt für Schritt zum lauffähigen System

Als Vorgehen innerhalb des Projektes wurde Scrum gewählt. Der Hauptnutzen von Scrum ist, neue Anforderungen an das System nach jeder Iteration, jedem Sprint, einfließen lassen zu können. Mit jedem Durchlauf erhält der Kunde ein lauffähiges System, welches sich schrittweise dem Endprodukt immer weiter annähert. Da in einem festen Turnus von einigen Wochen Sprint Reviews stattfinden, bei denen Kunde und Entwickler zusammenkommen, um die Ergebnisse und den Stand der Lösungen abzustimmen, können Änderungen schneller umgesetzt und demonstriert, sowie Erweiterungen der Funktionalität des Systems abgestimmt werden. So erhielt TWS von Anfang an lauffähige Programmmodule, die sukzessive zu einem kompletten System integriert wurden. Die Stakeholder konnten für jeden Sprint Anforderungen einbringen und das Entwicklerteam ging flexibel darauf ein. Bei klassischen Entwicklungsmethoden erhält der Kunde dagegen erst am Ende ein (tatsächlich) einsetzbares Produkt, bei dem Anpassungen nur mit größerem Aufwand umzusetzen sind. Nicht so bei TWS: Die Stakeholder wurden frühzeitig in das Projekt einbezogen, konnten in Sprint-Reviews schnell Arbeitsergebnisse und Entwicklungsstände sehen sowie konkrete Änderungswünsche formulieren, die dann in die nächsten Sprints eingeplant wurden. So konnten im Turnus von wenigen Wochen Änderungen zügig umgesetzt und Erweiterungen der Funktionalität sofort vorgenommen werden. TWS und das Entwicklerteam hatten zu jeder Zeit eine fast identische Sicht auf das neu entstehende System. Der Aufwand blieb im gesteckten Rahmen und das Risiko einer Fehlentwicklung lag bei Null. Die Begleitung der Produktivstellung von CORA durch die evodion- IT-Consultants erleichterte die Einführung von CORA erheblich.

Eine Plattform für alle Abteilungen

Das neue IT-System bildet alle Geschäftsprozesse der TWS ab und lässt jede Abteilung auf eine einheitliche webbasierte Lösung zugreifen. Von Sales über Technik bis zur Buchhaltung werden sämtliche Abläufe gesteuert und sorgsam abgestimmt auf die spezifischen Anforderungen von TWS. Routineaufgaben laufen automatisiert – beispielsweise werden alle relevanten Dokumente für Kunden und Dienstleister direkt vom System generiert und versandt. Das entlastet die Mitarbeiter und schafft Freiraum für die individuelle Betreuung der Kunden.

Der User befindet sich auf Basis seiner Benutzerrolle bereits beim Login automatisch in seinem spezifischen Arbeitsbereich. Die Suche nach Containern mit spezifischen Eigenschaften, je nach Anforderungen des Kunden, und der Abgleich mit verfügbaren Einheiten ist deutlich einfacher und präziser geworden. Relevante Dokumente wie z.B. Angebote, Verträge, Freistellungen, Reparaturaufträge und Rechnungen sind jederzeit abrufbar und mit Informationen wie z.B. Angebots-Nr., Vertrags-Nr., Rechnungs-Nr. und Equipment-Nr. verknüpft. Weitere Verknüpfungen ermöglichen auch den Zugriff auf übergreifende Informationen. Alle beteiligten TWS-Mitarbeiter kennen jederzeit den Status eines Auftrags und des jeweiligen Equipments. Das vereinfacht die Zusammenarbeit zwischen den Abteilungen erheblich.

Die Anwendung CORA trägt zu höherer Qualität und besserem Kundenservice bei. Vom ersten Angebot über die Lieferung bis zur Rückgabe sind alle Prozessschritte über das System abzuwickeln und nachvollziehbar. Exportfunktionen und Analysetools runden die Plattform ab. Weil Trends und Marktentwicklungen schneller erkennbar sind, wird TWS als Unternehmen beweglicher.

Unternehmensweite IT- Management-Beratung, unsere Beratungsschritte

Das strategische Unternehmensziel der TWS, Umsatz- und Qualitätssteigerung bei gleichbleibenden Ressourcen sollte durch die zukunftssichere, optimierte Steuerung, qualifizierte und einwandfreie Auftragsbearbeitung des TWS-Full Service bei gleichbleibend hohen Qualitätsstandards erreicht werden. Die IT-Strategie war, eine signifikante Effizienzsteigerung der neuen Lösung gegenüber der bislang eingesetzten zu gewährleisten.

Erster operativer Schritt war die Erfassung des Ist-Zustands, mit gründlicher Analyse aller bestehenden Prozesse. Aufbauend darauf wurden zielführende Fragen geklärt, wie das geeignete Sourcing sowie eine noch bessere Verzahnung zwischen Business und IT (Business-IT-Alignment) aussehen muss. Die Vorgabe, die Anwendung organisationsübergreifend betreiben zu können, löste evodion durch Einsatz einer State-of-the-Art Plattformtechnologie. Das Unternehmensziel der TWS konnte durch das justieren unterschiedlicher Stellschrauben gelöst werden. So vermeidet CORA nicht nur Medienbrüche und vereinfacht Prozessabläufe. Zwischen User und dem System sind die Interaktionen auf ein Minimum reduziert. Jeder Benutzer hat Zugriff auf alle für seine Rolle wichtigen Informationen und kann den Großteil seines Schriftverkehrs über CORA abwickeln. Dies bedeutet wertvolle Zeitersparnis und beschleunigt alle Abläufe.

Kompetenz und Kontinuität:  Schulung, Service und Support werden von den evodion-Entwicklern geleistet, welche bereits an dem Entwicklungsprojekt beteiligt waren.

Für die evodion IT GmbH ist CORA ein Leuchtturmprojekt, das weit über die Logistik-Branche hinaus strahlt. Die Kompetenz für agile Vorgehensweisen und die Umsetzung branchenspezifischer Anforderungen zeigen, welches Potenzial die Digitalisierung von Geschäftsprozessen freisetzen kann. Vor allem, wenn Kunde und Dienstleister von Anfang an eng und vertrauensvoll zusammenarbeiten. Die Philosophie von TWS, Full Service für den Kunden anzubieten, erhält durch ein eigenes maßgeschneidertes IT-System eine neue Dimension. Das System erweist sich als in hohem Maße nachhaltig und zukunftssicher durch seine Flexibilität und die Möglichkeiten der passgenauen Weiterentwicklung.