Prophylaxe für die Geschäftsprozesse: Dental-Spezialist METASYS erfüllt Vorgaben der Medizinbranche mit APplus

Im Produktportfolio von METASYS findet sich vieles, was Zahnärzte für ihre täglichen Behandlungen benötigen: von Absauggeräten über Kompressoren und Wasserentkeimungsgeräte bis hin zu Amalgamabscheidern. Bei Letzteren handelt es sich um Filtersysteme, die aus dem Abwasser einer Dentalbehandlung Rückstände von Amalgamfüllungen auffangen. Ein Vorgehen, zu dem Zahnarztpraxen gesetzlich verpflichtet sind. Denn Amalgam enthält Quecksilber und darf somit nicht zum regulären Abwasser gegeben werden.

Dieser Anforderung trägt METASYS mit einem weiteren Geschäftsbereich Rechnung: „Sammlung und Recycling dentaler Abfälle“. So bietet das Unternehmen zur fachgerechten Entsorgung der Rückstände seinen Kunden spezielle Behältnisse. Diese werden von den Praxen gefüllt retourniert und von METASYS an die firmeneigene Recyclinganlage weitergegeben. Im dritten Geschäftsbereich, „Hygiene und Desinfektion“, hat sich das Unternehmen auf die Herstellung von Desinfektionsmitteln – ebenfalls zur schwerpunktmäßigen Anwendung im Dentalbereich – spezialisiert.

Insgesamt 70 Mitarbeiter kümmern sich in der österreichischen Zentrale des mittelständischen Serienfertigers um Entwicklung, Fertigung und Vertrieb der Produkte sowie die angebotenen Recyclingdienste. Mit Vertriebsniederlassungen in Deutschland, Frankreich, Italien und den USA adressiert das Unternehmen darüber hinaus zahlreiche internationale Zielmärkte. Um die dahinterstehenden Geschäftsprozesse zu unterstützen, nutzte METASYS seit 2002 die ERP-Lösung eines Drittanbieters.

Unzureichende Planung

„Bereits bei der damaligen Einführung der Lösung waren jedoch Fehler unterlaufen“, erinnert sich Walter Ruffini, Leiter Marketing bei METASYS. „Das Projekt war unzureichend geplant, die bereitgestellten Ressourcen genügten nicht. So konnte die Basis des Systems nicht optimal aufgesetzt werden. In der Folge waren manche Prozesse fehlerbehaftet, vor allem was die branchenspezifischen Anforderungen bezüglich Produktion und der Nachverfolgung von Chargen- und Seriennummern betraf.“

Der Mehraufwand, diese Probleme nachträglich zu beheben, erwies sich als höher, als die Prozesse außerhalb des ERP-Systems zu bearbeiten. So griffen die Mitarbeiter für bestimmte Kalkulationen oder zur Dokumentation von Maschinenstunden auf Excel-Tabellen zurück, wodurch sich Medienbrüche ergaben und sich die Transparenz über den gesamten Geschäftsprozess hinweg verringerte.

Neue Medizinprodukteverordnung verschärft Anforderungen

Mit der neuen EU-Medizinprodukteverordnung müssen jedoch im Ernstfall Daten zur Nachverfolgung von Produkten auf Knopfdruck vorgelegt werden können. Angesichts steigender Auftragsvolumina erschien dies mit der bisherigen Lösung nicht realisierbar.

Ein halbes Jahr nach Bekanntgabe der neuen Regulierung im Mai 2017 begann METASYS daher, sich am Markt nach einer neuen Lösung umzusehen. Insgesamt drei Systeme wurden zu diesem Zweck miteinander verglichen. Im Zentrum der Anforderungen stand vor allem die effiziente Abdeckung aller drei Geschäftsbereiche von METASYS: von Fertigungsprozessen mit Warenein- und -ausgang über Vertriebsabläufe bis hin zur effizienten Unterstützung der Recyclingprozesse – all dies kombiniert mit einer lückenlosen Einhaltung der strengen regulatorischen Vorgaben.

APplus punktet mit Brancheneignung und Benutzerfreundlichkeit

Ende 2019 fiel die Wahl auf APplus, das durch seine Spezialisierung auf die Medizinbranche bereits zahlreiche der erforderlichen Funktionalitäten im Standard zur Verfügung stellt, darunter die Nachverfolgbarkeit von Chargen und Seriennummern. Darüber hinaus lassen sich individuelle Anforderungen effizient im System realisieren, beispielsweise die Implementierung von Schnittstellen zu Umweltministerien, mit denen Daten ausgetauscht werden müssen.

„Dies erfordert seitens des Anbieters natürlich generell die Bereitschaft, sich mit Anforderungen außerhalb des üblichen Standards auseinanderzusetzen“, betont Ruffini. „Diese war bei den Kollegen von Asseco auf jeden Fall gegeben. Darüber hinaus legten sie viel Wert auf eine strukturierte Herangehensweise und sorgfältige Planung. Gerade im Hinblick auf die Fehler der Vergangenheit stieß dies bei uns auf sehr positive Resonanz.“

Über den Funktionsumfang hinaus überzeugte die moderne Web-Oberfläche der Lösung. Dank der umfassenden Suchmöglichkeiten und der Verknüpfungen zwischen den Datensätzen lassen sich beispielsweise Rechnungen zu Kunden unmittelbar auffinden. Da die Lösung zudem browserbasiert arbeitet, ist keine Installation auf den Endgeräten erforderlich.

Produktentwicklung und Recycling-Bereich integrieren

Bei der Implementierung der Lösung, die im Oktober 2020 begann, setzt METASYS auf eine strukturierte Vorgehensweise. Dabei sollen Schritt für Schritt alle Stufen des Gesamtprozesses im System abgebildet werden – vom Vertrieb über Einkauf und Fertigung bis hin zur Anbindung der Qualitätsmanagement-Software. Auch die Produktentwicklung in den Bereichen „Geräte“ und „Hygiene“ soll künftig mit APplus unterstützt werden. Zum Einsatz kommen wird hierzu das APplus-Projektmanagement-Modul. Dieses ermöglicht die Erstellung von Aktivitätenplänen sowie die Berechnung von Projektkosten, sodass METASYS zu jedem Zeitpunkt den Überblick über Ausgaben und Fortschritte seiner Entwicklungsaktivitäten behält.

Darüber hinaus wird APplus zur Abdeckung des Recyclingbereichs zum Einsatz kommen. Der Verkauf sowie die Rücknahme der spezialisierten Gefahrenstoffbehälter soll in Form eines Warenein- und -ausgangs im System abgebildet werden. Dabei lassen sich auch die erforderlichen Bestätigungen in APplus generieren, die den Zahnarztpraxen die Abnahme der Amalgamrückstände quittieren. Eine umfassende Dokumentation des Weges jedes einzelnen Behälters ist auch seitens METASYS zur Vorlage bei den Behörden erforderlich. Dieser administrative Aufwand soll mithilfe von APplus abgebildet und vereinfacht werden – beispielsweise durch Barcodes, die auf den Behältern angebracht und auf jeder einzelnen Prozessstufe schnell und einfach gescannt werden können.

Go-Live zum Jahreswechsel

Im Fokus der aktuellen Implementierungsphase steht die Übernahme der Stammdaten, die dabei eine generelle Qualitätskontrolle durchlaufen. Abgesehen von wenigen spezialisierten Anpassungen soll die Einführung der Lösung weitestgehend im Standard erfolgen. Als Go-Live-Termin ist der 1. Januar 2022 geplant.