Dokumente genehmigen: so digitalisieren Sie Ihren Prozess

Beim Wort „Digitalisierung“ zucken Sie bestimmt zusammen – wie viele andere auch. Oft ist nicht klar, was sich dahinter verbirgt. Wir sagen es Ihnen: manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten werden durch digitalisierte Abläufe mit Workflows abgelöst. Doch wo anfangen? Unsere Antwort: Bei einfachen Papierprozessen. Digitalisieren Sie doch erstmal die sogenannte Zettelwirtschaft für die Genehmigung von Dokumenten.

Wo war denn noch mal …?

Wichtige Dokumente liegen durcheinander auf Ihrem Schreibtisch und Ihre Teammitglieder warten auf die Genehmigung dieser. Bei diesem Papierchaos ist es oft nicht so leicht, den Überblick zu behalten. Viele Prozesse müssen in Zeiten von Homeoffice & Co. neu gedacht werden. Was gestern funktionierte, gilt heute nicht mehr. Die sogenannte Zettelwirtschaft muss nun digital abgebildet werden. Aber bitte richtig!

Und bitte nicht so: Dokumente werden in vielen Unternehmen digital per E-Mail hin und her geschickt. Immer größere Dateianhänge werden an Verteilerlisten mit mehreren Empfängern gesendet. Die Folge: E-Mail-Chaos im Posteingang. Im schlimmsten Fall kommt der Genehmigungsprozess eines Dokuments sogar komplett zum Stillstand. Wer achtet schon darauf, ob die Dateigröße noch per E-Mail versendet werden kann oder die richtigen Personen im Verteiler sind?

Workflows für einfachere und übersichtliche Prozesse

Papier einfach durch E-Mails abzulösen, erscheint auf den ersten Blick wie die Digitalisierung des Genehmigungsprozesses. So weit, so gut und kurzfristig als Notlösung tragbar.

Langfristig gesehen, werden Sie wieder mit den altbekannten Problemen konfrontiert, die schon der Papierprozess mit sich brachte: der fehlende Überblick über den Genehmigungsstatus von Dokumenten.

So digitalisieren Sie den Genehmigungsprozess für Dokumente richtig

Beim Wort „Digitalisierung“ zucken viele zusammen, weil oft nicht klar ist, was sich hinter dahinter verbirgt. Es klingt nach hohen Kosten, viel Aufräumarbeit und es gibt keinen ersichtlichen Anlass, die Dinge jetzt zu ändern. Deshalb belassen es viele Unternehmen bei den altbekannten Papierprozessen. Doch was kosten nicht digitalisierte Prozesse? Zeit und Nerven. Die Mitarbeitenden fühlen sich frustriert und verlieren ihre Motivation. Je länger Sie warten, umso teurer wird es. Probleme lösen sich selten in Luft auf, wenn sie nicht aktiv und frühzeitig angegangen werden. Im Gegenteil, sie stapeln und verstärken sich im Laufe der Zeit und führen letztendlich zu einem Totalschaden.

Die Lösung: Manuelle, wiederkehrende Tätigkeiten durch digitalisierte Abläufe mit Workflows ablösen. Das sorgt bei Ihnen und Ihrem Team für eine große Arbeitserleichterung.

Doch wie und wo fangen wir am besten an?

Diese Frage stellen sich viele Unternehmen. Wir raten Ihnen, für den Einstieg einfache Prozesse zu optimieren. Wie zum Beispiel den oben beschriebenen Prozess zur Genehmigung von Dokumenten. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Bringen Sie Ordnung in das Chaos und gewinnen Sie die Kontrolle zurück.

Alles im Blick

Mit dem Dashboard des Layer2 LinkUp Cube Flow verschaffen Sie sich an einem zentralen Ort einen Überblick über den Genehmigungsstatus Ihrer Dokumente. Niemand muss auf zulässige Dateigrößen achten oder sicherstellen, dass sich die richtigen Personen im Verteiler befinden. Das übernimmt der Workflow für Sie. Komplett digital und voll automatisiert.

Automatisierter Genehmigungsprozess für Dokumente

Laden Sie ein Dokument zentral hoch und arbeiten weiter darin, bis dieses final ist. Danach tragen Sie einen oder zwei Genehmiger:innen ein und starten somit den Genehmigungsprozess. Die zuständigen Personen bekommen eine E-Mail, in der sie direkt auf „genehmigen“ oder „ablehnen“ klicken können. Danach werden Sie automatisch per E-Mail über den Genehmigungsstatus Ihres Dokuments informiert.

Gar nicht mal so kompliziert, oder?

Mit einem vorkonfigurierten Genehmigungsprozess bringen Sie schnell und einfach Ordnung in das Chaos und verschaffen sich zügig einen Überblick. So können Sie innerhalb weniger Tage loslegen.

Wir empfehlen Ihnen, nicht nur einen einfachen Prozess zu optimieren, sondern gleich drei. So bekommen Sie ein Gefühl dafür, wie unkompliziert es ist, Papierprozesse zu digitalisieren. Praktisch: In unserem Workflow-Tool LinkUp Cube Flow gibt es drei vorkonfigurierte Prozesse. Sie müssen nichts weiter tun – keine Aufräumarbeit oder strategische Überlegungen. Konzentrieren Sie sich einfach auf Ihre täglichen Aufgaben.

Nicht nur einen, sondern gleich drei einfache Prozesse digitalisieren

E-Mails und Laufzettel für Urlaub, Homeoffice und andere Abwesenheiten sind in Ihrem Unternehmen immer noch üblich? Optimieren Sie diesen einfachen Prozess für Abwesenheiten doch gleich mit. Auf dem Dashboard sehen Sie direkt, wer gerade im Urlaub ist oder wer in der nächsten Woche aus dem Homeoffice arbeitet.

Ein geregelter Onboarding-Prozess stellt sicher, dass sich neue Mitarbeiter:innen willkommen fühlen und sich schnell erfolgreich im Unternehmen eingliedern. Dafür sind jedoch viele Aufgaben zu erledigen. Es sei denn, Sie strukturieren diesen Ablauf mithilfe eines automatisierten Workflows. Dann wird dieser Prozess zum Kinderspiel. Vor allem, wenn der Status des Onboardings zu jeder Zeit und von allen Beteiligten auf dem Dashboard überprüft werden kann.

Alles an einem Ort

Sie arbeiten bereits mit Microsoft 365 oder stellen gerade intern darauf um? Dann passen die drei digitalisierten Geschäftsprozesse in Ihre IT-Landschaft, weil sie auf Automatisierungs- und Workflow-Anwendungen von Microsoft basieren, die in Ihren Lizenzen bereits enthalten sind. So entstehen keine extra Kosten für Sie.

Organisieren Sie die tägliche Arbeit in Ihrem Unternehmen mit Microsoft Teams, arbeiten dort gemeinsam an Dokumenten und tauschen Informationen miteinander aus? Damit Sie sich umständliches Geklicke sparen, raten wir Ihnen, das Dashboard direkt aus Microsoft Teams heraus zu nutzen. Auf diese Weise schaffen Sie eine zentrale Übersicht an einem Ort und in einer Anwendung.