Gegen versprengtes Wissen in Silos

Unter den ungezählten Lösungen, die gerade im Kontext fortgesetzter Arbeit aus dem Homeoffice von sich reden machen, nimmt Microsoft Teams eine besondere Stellung ein. Von Oktober 2019 bis März 2020 stiegen die Zahlen von 32 auf 44 Mio. Nutzer weltweit an. Von der Universität über die vielen mittelständischen Unternehmen bis zum Handwerksbetrieb oder Start-up – sie alle nutzen Teams, um trotz sozialer Isolation weiter in Verbindung zu bleiben und zusammenzuarbeiten. Nicht zuletzt Microsofts Ankündigung, Unternehmen Teams für die nächsten 6 Monate kostenlos zur Verfügung zu stellen, befeuert die Teams-Adaption massiv. Ob ein spontaner Umzug ins Homeoffice oder der Brexit – Szenarien, die eine Migration über Nacht erfordern, laufen nie reibungslos ab. Auch wenn die Nutzung von Microsoft Teams sich denkbar einfach erschließt, kann bei der unstrukturierten Einführung eines neuen Tools einiges schief gehen. Situationen wie diese kennt der Hamburger IT-Dienstleister Layer2 collaboration works nur zu gut.

Wie man in Teams zu einem Team kommt

Standardmäßig hat zunächst jeder einzelne Nutzer in Teams die Möglichkeit, ein neues Team zu erstellen. Und das tut er in aller Regel auch! Kurzerhand beginnt jeder, aus allen erdenklichen Gründen Teams anzulegen. Die meisten Teams haben am Ende nur einen Nutzer, weil diese zum Beispiel zu Testzwecken erstellt wurden. Thomas Gloeckner, Softwareentwickler bei Layer2, erklärt die Hintergründe: „Rein theoretisch ist es möglich, in einem einzigen Tenant, also der Umgebung einer einzelnen Organisation, bis zu 500.000 Teams anzulegen. Wir haben beispielsweise einen Kunden, der bei Projektbeginn über 700 Teams mit einer entsprechend unübersichtlichen SharePoint-Situation im Hintergrund hatte. Was einige vielleicht nicht wissen: Hinter jedem Team steht eine SharePoint-Seite mit allen dazugehörigen Ressourcen. Es besteht die Gefahr, dass unbemerkt eine sinnlose Dokumentenablage entsteht, in der nichts mehr auffindbar ist.“

Der Anbieter Panopto hat in einer Studie von 2018 ermittelt, dass große US-Firmen 47 Mio. US Dollar durch mangelhaftes Wissensmanagement verlieren, weil Mitarbeiter im Schnitt 5,3 Stunden pro Woche mit dem Warten auf Informationen oder dem Reproduzieren von bereits vorhandenen Ergebnissen verbringen. Dies führt nicht selten zu Frustration und sinkender Motivation.

Layer2 Sales-Manager Clemens Streit weiß aus der Alltagspraxis: „Als primäres Tool der internen Kommunikation hat sich Microsoft Teams bereits in vielen Unternehmen etabliert. Doch jeder kennt diese eine Schublade, in die wir alles unsortiert hineinwerfen und nichts wiederfinden, wenn grundsätzlich kein System abgesprochen wurde. In vielen Unternehmen am Markt wird Microsoft Teams etwas chaotisch eingesetzt, denn oft fehlt es an klaren Regeln, Konventionen und administrativen Tools zu Team- und Channel-Anlage, Projektstrukturen, Dokumentenablage, Berechtigungen, Kommunikationsverhalten etc.“

LinkUp Cube Collaboration von Layer2 bändigt jeden Teams- & SharePoint-Dschungel

Genau hier beugt der LinkUp Cube Collaboration von Layer2 vor, der die flexible Migration von unstrukturierten Altdaten − egal ob lokal oder in der Cloud − in eine neue, aufgeräumte SharePoint-Umgebung automatisiert und ein zentrales, vereinfachtes Management von Teams über den Standard hinaus ermöglicht. SharePoint dient dabei als zentrales Intranet, von dem aus alle relevanten Elemente der täglichen Arbeit erreichbar sind. Durch die nahtlose Integration mit Teams können die Mitarbeiter multimedial kommunizieren und gemeinsam an Projekten arbeiten.

Das Stichwort für ein effizientes Management von Teams lautet Teams Lifecycle Management. Jedes projektbezogene Team folgt einem bestimmten Lebenszyklus, von der Gründung zu Beginn eines Projekts, über die Laufzeit des Projekts bis zum Abschluss und dem Vorhalten wichtiger Ergebnisse im Nachhinein. Genau diesen Lebenszyklus managt der LinkUp Cube, indem er die Channel-Struktur und die Gestaltung der SharePoint-Seite vereinheitlicht. Somit wird ein strukturierter Prozess für die Erstellung, Verwaltung und Archivierung von Teams eingeführt. Die Umgebung ist von Anfang an aufgeräumt und bleibt es auch.

Aufgrund der umfassenden technischen Expertise beschloss die Unternehmensberatung innogy Consulting, sich Layer2 bei der Einführung von Microsoft Teams als Partner an die Seite zu stellen. Basierend auf jahrzehntelangem Know-how aus dem Wissens- und Dokumenten-Management gab es bei innogy Consulting bereits eine bewährte Struktur für die vielfältigen Projekte. In der Zusammenarbeit sollte nun auch Microsoft Teams von Beginn an übersichtlich und klar abgebildet werden.

Der LinkUp Cube Collaboration bei innogy Consulting im Einsatz

Für das international tätige Beratungsunternehmen innogy Consulting führte Layer2 seinen LinkUp Cube Collaboration ein, der den Standard von Microsoft sinnvoll ergänzt. Das Projektvorgehen setzte wie in jedem modernen Software-Projekt auf Workshops, in denen mögliche Lösungen vorgestellt und die Anforderungen von innogy Consulting erfasst wurden. Besonders bei innogy Consulting als international tätigem Beratungsunternehmen ist die Zahl an Projekten, die parallel laufen, groß.

Zentrale Herausforderung des Projekts war also die Abbildung der vorhandenen, bibliotheksartigen Ablage und die projektbezogene Verschlagwortung von Dokumenten, um deren Auffindbarkeit zu verbessern. „Vor der Umsetzung des digitalen Workspace gab es viele verschiedene Dokumentenablage- und Collaboration-Lösungen nebeneinander. Neben dem klassischen Laufwerk nutzten einige Mitarbeiter auch Teams, das allerdings ohne einen zentralisierten Ansatz und mit nur wenigen Vorgaben, wie genau die Speicherung ablaufen sollte. Es gab beispielsweise keine Metadaten, die die Suche und Sortierung erleichtert hätten, und auch kein zentral gesteuertes Berechtigungskonzept, das Zugang zu ausgewählten Dokumenten freigibt“, kommentiert Inga Schmidt, Head of Knowledge Management and Research bei innogy Consulting.

Wie innogy Consulting mit Teams arbeitet

Teams hat sich längst zur zentralen Office-App von Microsoft entwickelt. Teams ermöglicht durch fortlaufend hinzugefügte Features völlig neue Möglichkeiten der Zusammenarbeit und lässt sich dennoch flexibel an die wandelnden Anforderungen eines dynamischen Unternehmens anpassen. Dazu Inga Schmidt: „Im Moment konzentrieren wir uns auf interne Teams, das heißt, 95% unserer Teams werden intern genutzt und nur 5% der Teams für die Zusammenarbeit mit externen Partnern. Das liegt vor allem daran, dass wir uns bei der Einführung für ein zweistufiges Modell entschieden haben: Wir sind uns bewusst, dass dieser neue `digitale Arbeitsplatz´ nicht nur technische Veränderungen mit sich bringt, sondern auch einen kompletten Mindshift hinsichtlich der generellen Arbeitsweise braucht, um erfolgreich zu sein. Nur, wenn bei unseren Beratern die Nutzung von Teams für die Projektarbeit zur Selbstverständlichkeit geworden ist, kann auch die Einbindung von Partnern und Kunden nahtlos klappen.”

Wie immer ist ein solches Projekt erst der Anfang, weiß Inga Schmidt: „Wir denken derzeit über die Einführung eines Genehmigungsprozesses für die Erstellung von Teams nach, der über Flow aus der Microsoft Power-Plattform abgebildet werden könnte.“ Thomas Gloeckner von Layer2 bekräftigt: „Der LinkUp Cube lässt sich im Prinzip beliebig erweitern, durch Elemente des Microsoft Technologie-Stacks oder problemlos auch durch Lösungen von Drittanbietern.“

Inga Schmidt, Head of Knowledge Management and Research bei innogy Consulting, hat dazu ein spannendes Interview in der Funkschau in der Rubrik "Digitalpioniere" gegeben.

Tipps für die Microsoft Teams-Einführung

Diese grundsätzlichen Regelungen beugen einem Chaos vor:

• Wer darf ein Team anlegen? Empfehlenswert ist zum Beispiel, diese Berechtigung nur Abteilungsleitern oder der Projektleitung zuzuweisen.
   
• Wie sollte das Team benannt werden? Benennungsrichtlinien können erst mit einer Azure AD Premium P1 Lizenz festgelegt werden. Trotzdem helfen ganz simple Namenskonventionen schon enorm, zum Beispiel Projektteams mit einem P beginnen zu lassen und Abteilungsteams mit einem A.
   
• Dürfen Gäste eingeladen werden? Dieses Feature ist nur grundsätzlich zu regeln, also entweder oder! Sobald Externe eingeladen werden dürfen, ergeben sich Fragen zum Datenschutz und zur Compliance, die unbedingt beantwortet werden müssen. Der LinkUp Cube Collaboration erlaubt ein granulares Management von externen Teammitgliedern pro Teamraum.
   
• Wie ist der Teams-Lifecycle? Ein Team durchläuft verschiedene Phasen: Gründung und Einrichtung, Nutzung, Inaktivität – in jedem Fall sollte festgelegt werden, wann die Inhalte eines Teams archiviert und das Team möglicherweise gelöscht werden sollte. Im Standard von Office 365 geht das leider nur manuell, eine Lücke, die der LinkUp Cube schließt.

Weitere Tipps und Tricks erhalten Sie in unserem Artikel: Direkt mit Microsoft Teams loslegen, aber mit Benimm-Regeln

Dieser Artikel entstand in Zusammenarbeit mit einer PR-Agentur. Microsoft-Teams bringt alles zusammen