SharePoint-Intranet als digitale Informationsplattform

Wer ist microfin?

microfin ist eine 2002 gegründete, partnergeführte Unternehmensberatung mit Sitz in Bad Homburg. Das Team, bestehend aus Betriebswirten, Juristen und Informatikern bringt Unternehmen an ihre Sourcing- und Kostenziele und begleitet sie bei der digitalen Transformation.

SharePoint Online mit Modern UI für mehr Nutzerakzeptanz

Das alte Intranet auf Basis von SharePoint Online mit Classic UI wurde mit den Jahren zu detailreich und für die Mitarbeitenden zu komplex zu bedienen. Dateien im vorherigen Intranet zu finden war schwierig. Außerdem sorgten UI-Brüche für eine noch geringere Akzeptanz bei allen Mitarbeitenden. Neu erstellte Seiten wurden in Modern UI angezeigt und die bestehenden Seiten in Classic UI dargestellt. Aus diesem Grund beschloss microfin, das Intranet zu überarbeiten und zu modernisieren.

Die vielen, neuen Features und die vereinfachte Bedienung überzeugte den Kunden von SharePoint Online mit Modern UI als neue Plattform. Das neue Intranet sollte nah am Standard sein, damit es die Verantwortlichen selbstständig pflegen und weiter entwickeln können.

Nach der Bestandsaufnahme und Strukturanalyse, entschied microfin unter anderem, welche Bereiche migriert werden sollen. Microsoft Teams wurde bereits aktiv für die Zusammenarbeit an Projekten genutzt, wurden auf Empfehlung einige Bereiche in Teams verlagert.

SharePoint für Informationen und Microsoft Teams für die Zusammenarbeit

Nachdem microfin die neue Struktur konzipiert hatte, besprachen wir die Ergebnisse: SharePoint soll die Plattform sein, auf der sich die Mitarbeitenden informieren und benötigte Inhalte schnell finden. Microsoft Teams wird für Themen genutzt, an denen zusammengearbeitet wird. Der Kontext wurde neu überdacht. So wurden zwei Bereiche zusammengelegt und ein Bereich wurde komplett nach Teams verschoben.

50% der Inhalte wurden über ein Skript und 50% manuell durch den Kunden migriert. Während des Projekts hatte sich das SharePoint-Team viele HTML-Kenntnisse angeeignet und sich technisch tief eingearbeitet. Layer2 collaboration works führte das Projekt aus diesem Grund größtenteils beratend durch. Regelmäßige Teams-Meetings mit den Verantwortlichen waren daher ein wichtiger Bestandteil, um neue Anforderungen zu besprechen.

Im nächsten Schritt wurden die technischen Möglichkeiten thematisiert. Das Team entschied sich dann für die Bausteine, die am besten passten. Daraufhin schulte Layer2 collaboration works die technische Basis, sodass microfin selbstständig in der Lage war, die Anforderungen umzusetzen. Insgesamt wurde das Projekt gemeinsam innerhalb von neun Projekttagen durchgeführen.

Finden statt suchen

Das Intranet ist eine Hubwebsite, in der jeder Bereich eine eigene Site mit Dokumentenbibliotheken und Listen ist. Auf der linken Seite finden die User Quicklinks, über die sie schnell zu externen oder internen Seiten navigieren können. Darunter sind die zuständigen Ansprechpartner:innen zu finden, die so direkt kontaktiert werden können, falls Inhalte fehlen oder überarbeitet werden müssen.

In der Mitte einer jeden Seite ist der Layer2 Teaser-Webpart für News eingebunden. Anders als im SharePoint-Standard müssen die Mitarbeitenden keine ganzen Artikel schreiben, sondern nur eine kurze Nachricht in eine Liste einpflegen, um Neuigkeiten zu erzeugen. Über Metadaten werden News mit einem Tag versehen und auf der entsprechenden Seite dargestellt. Auf der Startseite des Intranets werden die Neuigkeiten aller Bereiche gebündelt angezeigt. Die Mitarbeitenden werden automatisch per E-Mail benachrichtigt, sobald jemand eine Neuigkeit für die Startseite erstellt. So gelangen die User mit einem Klick ins Intranet und können sich direkt über neue Meldungen informieren.

Nach Go-Live konnte alle Mitarbeitenden durch in einen virtuellen Rundgang das neue Intranet erkunden. Eine Präsentation half allen dabei, sich ausführlich mit der Struktur vertraut zu machen.

Das Intranet besteht zu 95% aus Standard-Modulen. Die Verantwortlichen können es somit selbstständig pflegen und weiterentwickeln. Die neue Lösung wird von microfin immer wieder angepasst und anhand des Nutzerfeedbacks optimiert, das regelmäßig, proaktiv an das SharePoint-Team kommuniziert wird.

Das kann sich sehen lassen

„Wow, das sieht gut aus!“ Die Mitarbeitenden gehen ganz anders mit der neuen SharePoint-Lösung um, weil sie durch die logische Benutzerführung wesentlich einfacher zu bedienen ist und die User eine bessere Orientierung haben. Zusätzlich werden Inhalte durch die Volltextsuche schneller gefunden.

Das Intranet wird für die Verbreitung von News und zur Bereitstellung von Informationsmaterialien genutzt. Die Mitarbeitenden können sich hier über alle für sie relevanten Themen informieren und Weiterbildungen über Kurse wahrnehmen. Alle Publikationen aus dem Marketing, wie Podcasts, Pressemitteilungen, Fachartikel und Webinare sind hier ebenfalls zu finden.

Die Mitarbeitenden nutzen das neue SharePoint-Intranet täglich, um sich über die Themen zu informieren, mit denen sie sich beschäftigen, ändern Dokumente selbstständig und aktualisieren alle Inhalte regelmäßig. Die neue Struktur in SharePoint Online überzeugt: Bisher wurden keine Inhalte aus dem alten Intranet vermisst.

"Layer2 collaboration works hat uns geholfen, unser SharePoint-Intranet in ein modernes Layout und Design zu überführen. Gleichzeitung wurde unser Team im Umgang mit Modern UI geschult und ist nun in der Lage, selbstständig an der Aktualisierung von Inhalten zu arbeiten."- Sophie Reuter  |  Marketing und Nicole Voelsch  |  Knowledge Management bei microfin