In ihren fünf Niederlassungen bewältigt die artbau-Unternehmensfamilie jährlich rund 17.000 Eingangsrechnungen. Noch vor der Zusammenarbeit mit den DigitalisierungsexpertInnen der DMSFACTORY lief das Ganze manuell ab. Hier mussten Rechnungsdaten einzeln und händisch erfasst und übertragen werden, um die anschließende Weiterbearbeitung im eigenentwickeltem ERP-System zu ermöglichen. Um diesen aufwändigen und zeitfressenden Prozess zu optimieren, holte der Spezialist für Innenausbau, Außenfassaden, Sanierungsarbeiten und Haustechnik die DMSFACTORY mit ins Boot.
Durch die Einführung eines elektronischen Freigabeworkflows mit Hilfe des Enterprise-Content-Management-Systems M-Files wurde ein zentrales Werkzeug etabliert, das den Rechnungsdurchlauf im Unternehmen automatisiert. Das Resultat: Die Bearbeitungszeit einer Rechnung reduziert sich, es geschehen weniger Fehler, Kosten reduzieren und die Transparenz erhöht sich. „Auf diese Weise können wir sehr effizient unsere Einkaufspreise optimieren“, so Maximilian Heck, kaufmännischer Geschäftsführer der artbau GmbH.
Zusammenarbeit geht weiter
Mit der erfolgreichen Durchführung des Projektes ist die Zusammenarbeit noch nicht beendet. In nächster Instanz unterstützt die DMSFACTORY seinen Kunden dabei, die im Jahr 2023 neu hinzugekommene Niederlassung in die bestehende M-Files-Umgebung aufzunehmen.
Die DMSFACTORY GmbH ist ein IT-Lösungsdienstleister mit den Schwerpunkten Dokumentenerfassung, Dokumentenmanagement (DMS), Enterprise-Content-Management (ECM), Archivierung, Business Process Management (BPM) und Robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA). Ihr Portfolio ist branchenneutral und richtet sich an nationale und internationale Unternehmen. Die DMSFACTORY ist Partner von ABBYY, Hyland, Kofax und M-Files und u.a. für ABBYY FlexiCapture, Saperion ECM, Kofax Capture und M-Files Online zertifiziert. Sie entwickelt eigene Software, passt Lösungen an projektspezifische Anforderungen an und erstellt kundenindividuelle Komponenten. Bei der Realisierung des papierlosen Büros und in ihrem gesamten Arbeitsspektrum setzt sie auf eine transparente Arbeitsweise. Von der Beratung und Planung über die Systemintegration, die Schulung der Anwender|innen und Administrator|innen bis hin zu Wartung und Support erhalten Unternehmen bei der DMSFACTORY alles aus einer Hand.
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