Eine effizientere Poststelle durch den Einsatz von Software

Die Poststelle ist das Herzstück eines jeden Unternehmens, da sie die Schnittstelle eines Unternehmen zur Außenwelt ist. Ihre zentrale Aufgabe ist die Bearbeitung des internen und externen Postverkehrs. Dabei sortieren und verteilen die Mitarbeiter Briefe und Pakete. Außerdem bearbeiten sie E-Mails und andere digitale Kommunikationsmittel. Eingehende Geschäftspost wird angenommen, sortiert und an die richtige Stelle verteilt. Ausgehende Post wird zusammengestellt, frankiert und danach versendet. Die Mitarbeiter überprüfen die Post und Pakete auf Vollständigkeit und Richtigkeit. Dabei haben Sie Kontakt zu vertraulichen Informationen. Die Anzahl der täglich zu bearbeitenden Briefe und Pakete kann sehr hoch sein. Darum müssen Aufgaben klar definiert und Mitarbeiter gut geschult sein. So werden Fehler minimiert.

Vorteile

Eine Poststelle hat viele verschiedene Vorteile, die Ihr Unternehmen verbessert. Allgemein hilft eine Poststelle zunächst dabei, den Arbeitsalltag effizienter zu gestalten. Durch die klar definierten Aufgaben verbessern sich auch die Abläufe von Prozessen. Informationen gelangen schnell und zuverlässig an die richtige Stelle und dadurch steigt die Effizienz Ihres Unternehmens. Die verbesserte Kommunikation mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern stärkt das Unternehmensimage und sichert den Geschäftsbetrieb. Zeit und dementsprechend auch Kosten werden eingespart. Das passiert mithilfe der Rationalisierung und Automatisierung des Prozesses der Postbearbeitung. Die effiziente und zuverlässige Bearbeitung der Post sorgt dafür, dass der Ablauf der Geschäftsprozesse reibungslos stattfindet. Wenn die Bearbeitung und der Ablauf der Post optimiert sind, dann wird diese zwangsläufig auch schneller zugestellt.

Optimierung mit COSYS Software

In der heutigen Zeit nimmt die Bedeutung von technologischen Hilfsmitteln immer mehr zu. Man kann eine Poststelle optimieren, indem man sie digitalisiert. Dadurch werden Prozesse automatisiert und Fehler minimiert. Das sorgt dafür, dass der Zeitaufwand und dementsprechend die Kosten sinken. COSYS liefert eine Komplettlösung bestehend aus Software und Hardware. Alle ankommenden Sendungen werden als erstes mit der Hardware gescannt. Die Hardware können MDE-Geräte, Smartphones oder Tablets sein. Bei COSYS sind Sie geräte- und herstellerunabhängig in Ihrer Auswahl. Die Software ist als App auf der Hardware installiert. Bei jedem Arbeitsschritt werden die Pakete eingescannt, so ist eine Sendungsverfolgung vom Empfang bis zur Zustellung gewährleistet. Diese Sendungsverfolgung kann über eine Webanwendung im Browser kontrolliert werden. In der Webanwendung können alle Informationen zu einer Sendung eingesehen und auch bearbeitet werden.

Als Kontrollmechanismus kann auch eine Prozessdatenanalyse (PDA) integriert werden. Die Auswertungen und Analysen sind visuell aufbereitete und übersichtliche Diagramme von aktuellen und vergangenen Situationen. Mit historischen Daten können saisonale Unterschiede aufgedeckt werden. Anhand dieser Informationen kann man zielgerichteter für die Zukunft planen. Auf dem Dashboard werden alle Auswertungen angezeigt und so können Nutzer Probleme sofort erkennen und mit Gegenmaßnahmen regieren. Neben PDA können auch Paketschränke integriert werden. Die Paketschränke sind eine weitere Alternative der Zustellung und dabei eine Erweiterung der Selbstabholung. Die Zustellung an den Empfänger kann dabei erfolgen, ohne dass der Empfänger physisch anwesend sein muss.

Für einen ersten Einblick in unsere Software laden Sie sich noch heute kostenlos und unverbindlich unsere Demo App aus dem Google Play Store oder Apple App Store herunter. Bei weiteren Fragen kontaktieren Sie uns gerne über die Telefonnummer +49(0)5062 900 0, via E-Mail anfrage@cosys.de, über unser Kontaktformular oder unseren Live-Chat auf unserer Webseite.