Mitteilungen aus Bildung und Wissenschaft – Die Geheimnisse von Workflow-Management
Das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen (IWiG) setzt sich dafür ein, dass Kliniken durch effizientere Informations- und Kommunikationsregeln ihre Prozesse kontinuierlich verbessern können und reibungslose, fließende Abläufe erhalten.
Ein Beispiel zeigt die Konsequenzen ineffizienter Abläufe:
Frau Müller von der Klinikverwaltung möchte einen neuen Vertrag an das Stationssekretariat senden. Dieser Vertrag soll der Geschäftsführung zur Kenntnisnahme vorgelegt werden. Beim Versuch, das Dokument in das Content Management-System (CMS) der Klinik zu importieren, stellt Frau Müller fest, dass der Scanner defekt ist.
Statt den Vertrag schnell zu digitalisieren, muss Frau Müller nun auf manuelle Methoden zurückgreifen. Sie erstellt eine Kopie und verschickt sie per Hauspost. Diese zusätzlichen Schritte erhöhen den administrativen Aufwand, sind zeitaufwändig und führen zu Verzögerungen bei der Informationsübermittlung, da die wichtigen Vertragsunterlagen nicht zeitnah zur Verfügung stehen.
Die Mitarbeitenden müssen mehrfach nach dem Status des Vertrages fragen bzw. andere Kollegen über den aktuellen Stand informieren, weil die ursprünglich vorgesehenen digitalen Prozesse nicht genutzt werden können.
Während Frau Müller nach alternativen Methoden sucht, geht wertvolle Zeit verloren, die sie besser für andere wichtige Aufgaben nutzen könnte. Fehler, die durch die manuellen Prozesse, unnötige Kommunikationsschleifen und Verzögerungen entstehen, müssen später korrigiert und nachverfolgt werden, was zusätzlichen Aufwand und Ressourcen erfordert.
Zeitfresser wie unnötig suchen, laufen, telefonieren, nachfragen, warten, etwas holen, doppelt machen oder korrigieren unterbrechen die eigentlichen Aufgaben des Personals und beeinträchtigen die Effizienz und Qualität der Klinikabläufe erheblich.
Eine kontinuierliche Prozessoptimierung ist daher unerlässlich, um solche Hindernisse zu erkennen sowie zu minimieren und die Arbeitsabläufe zu verbessern. So kann sichergestellt werden, dass Störungen die Qualität der Patientenversorgung nicht beeinträchtigen.
Im April wurde das IWiG für dieses Konzept mit dem Förderpreis des DVKC in der Kategorie Tools & Prozesse 2024 ausgezeichnet.
Für weitere Informationen zur Prozessoptimierung steht das Institut für Workflow-Management im Gesundheitswesen jederzeit zur Verfügung.
"Wir ermutigen Einrichtungen im Gesundheitswesen, ein systematisches Workflow-Management zur Routine zu machen, um Zeit zu sparen und Verschwendung zu vermeiden, indem wir eine engagierte Kommunikation führen und die Akteure motivieren, ihre Kompetenzen erfolgreich weiterzubilden."
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