Effiziente Postverwaltung dank Software

Was ist eine Postverwaltung?

Ankommende Post durchläuft in einem Unternehmen immer den gleichen Prozess. Die Postverwaltung ist dabei für die Verwaltung und Verteilung der Post zuständig, als Post gelten Pakete, Briefe und auch andere Sendungen. Ziel ist, dass die Post schnell und korrekt zugeordnet wird. Mit einem Barcode wird der Post eine eineindeutige Nummer zugewiesen. Durch Scannen des Codes werden alle benötigten Informationen in die Paket Management Software übertragen. Das Scannen kann über verschiedene Geräte erfolgen: Smartphones, Tablets oder auch MDE-Geräte sind kompatibel.

Welche Funktionen gibt es?

Bei COSYS bekommen Sie eine Komplettlösung bestehend aus Software und Hardware. Dabei können Sie persönlich entscheiden, ob die Software in der Cloud oder On Premise betrieben wird. Mit der Unterschriftenerfassung ist überprüfbar, wer die Post um welche Uhrzeit bearbeitet hat. Wenn der Status der Post sich verändert, dann wird eine automatische E-Mail-Benachrichtigung versendet. Statusänderungen treten nach Scannen der Post auf. Individuell kann dabei eingestellt werden, nach welchen Statusänderungen die Mail versendet wird. Zusätzlich kann auch das Layout der Mail an Ihre Unternehmenswünsche angepasst werden. Mit der Fotoerfassung ist es unkompliziert möglich, ein oder mehrere Bilder an eine Sendung anzuheften. Damit werden beispielsweise Schäden oder andere Informationen dokumentiert. Wenn es in Ihrem Unternehmen ein Active Directory gibt, dann ist eine Anbindung an dieses ebenfalls möglich.

Welche Vorteile hat eine Software?

Es gibt viele verschiedene Vorteile, die eine Software für die Postverwaltung hat. Bei COSYS sind Sie unabhängig von Herstellern und Geräten. Unsere Software läuft auf allen gängigen Android- und iOS-Geräten. Fehler reduzieren sich durch die Abschaffung von papierbasierten Prozessen. Da die Software in den Prozessen involviert wird und diese durch Erfassung abbildet, werden diese transparenter und Verbesserungspotenziale kristallisieren sich heraus. Da nach jedem Arbeitsschritt die Post gescannt wird, ist eine lückenlose Sendungsverfolgung vom Empfang bis zur Zustellung gewährleistet. Durch die Automatisierung und Digitalisierung der Prozesse werden außerdem Zeit und Kosten gesenkt.

Welche Trends gibt es?

Der Bereich Postverwaltung verändert sich immer mehr. Dabei müssen sich Unternehmen an stetig neue Bedingungen anpassen. Zur Unterstützung bietet COSYS weitere Funktionen an. Zum einen ist da die Prozessdatenanalyse (PDA). PDAs sind visuell aufbereitete Auswertungen und Analysen mit bedienbaren Parametern. Zu den Parametern gehören frei einstellbare Zeitebenen und Kategorisierungen. Dazu zählen zum Beispiel Lademittel und auch KEP-Dienste. Optimierungspotenziale im Unternehmen aufzudecken ist das Ziel der PDA. Mit historischen Daten können aktuelle und vergangene Situationen miteinander verglichen werden. Saisonale Unterschiede werden so erkannt und es können Prognosen für die Zukunft erstellt werden.

Des Weiteren gibt es noch die Möglichkeit, intelligente Paketschränke zu integrieren. Diese Schränke kann man am einfachsten mit einer Paket- oder Abholstation vergleichen. Vorteile dabei sind, dass Zeit und Kosten eingespart werden. Der Logistikmitarbeiter muss nämlich nicht bei jedem Empfänger persönlich vorstellig werden, um die Post zuzustellen. Der Mitarbeiter beliefert den Schrank und der Empfänger kann seine Post einfach zu jeder Zeit abholen. Die Selbstabholung erfolgt dabei kontaktlos. Bei Fragen oder wenn Sie weiteren Informationen benötigen, kontaktieren Sie uns gerne persönlich über die E-Mail anfrage@cosys.de, der Telefonnummer +49(0)5062 900 0, unser Kontaktformular oder unseren Live-Chat auf unserer Webseite.